Czym jest Opero

System, który prowadzi pracę firmy

Opero jest miejscem, w którym firma prowadzi swoje sprawy: umowy, zgłoszenia, projekty, dokumenty, klientów. Zamiast trzymać je w arkuszach, folderach i skrzynkach pocztowych, trzyma się je w jednym miejscu, w ustalonej formie i z zapisanym przebiegiem.

To nie jest program do jednej rzeczy. Opero dostosowuje się do tego, jak pracuje firma, i dlatego u każdego klienta wygląda trochę inaczej. Wspólny jest sposób działania, różne są obszary i nazwy.

Sprawa zamiast pliku

Jednostką pracy w Opero jest rekord: jedna umowa, jedno zgłoszenie, jedna faktura. Rekord ma swoje pola, załączniki, komentarze i zapisaną historię zmian, więc wszystko, co dotyczy sprawy, jest w jednym miejscu zamiast w kilku skrzynkach pocztowych.

Rekord objęty procesem ma dodatkowo etap, czyli miejsce w obiegu. Dzięki temu na pytanie o postęp odpowiada się, patrząc na sprawę, a nie pytając kolejnych osób.

Z czego składa się system

Opero da się opisać czterema warstwami. Każda z nich ma swoją część tej dokumentacji.

1. Dane. Rekordy, czyli pojedyncze sprawy, rzeczy i dokumenty, pogrupowane w obiekty.
2. Procesy. Ustalone drogi, którymi sprawy przechodzą od początku do końca, wraz z akceptacjami i zadaniami dla konkretnych osób.
3. Automatyzacja. Reguły, które wykonują powtarzalne czynności bez udziału użytkownika: wyliczają wartości, przypominają o terminach, powiadamiają właściwe osoby.
4. Prezentacja. To, co widzicie: listy, formularze, dokumenty do wydruku i raporty.

Te cztery warstwy wracają w każdym obszarze systemu. Umowy, faktury i zgłoszenia różnią się zawartością, ale działają według tego samego wzorca.

Opero nie zastępuje programu księgowego. Prowadzi obieg dokumentów, pilnuje terminów i przekazuje dane dalej, ale samo księgowanie i rozliczenia podatkowe zostają po stronie księgowości. To świadoma granica, nie brak.

Różnice między instancjami

Ta dokumentacja opisuje możliwości systemu, a instancja jest zbudowana pod potrzeby organizacji. Trzy rzeczy sprawiają, że ekrany bywają różne.

• Włączone obszary. Nie każda firma używa wszystkiego.
• Nazwy. Obiekty i pola nazywa się słownictwem branży klienta.
• Uprawnienia. Każdy widzi to, co należy do jego pracy.

Dlatego czytając dokumentację, traktuj nazwy jako przykładowe. Zasada działania jest ta sama, nawet jeżeli obiekt nosi inną nazwę.

Zastosowania zapisanej historii

Każda zmiana w systemie zostawia ślad: kto ją wprowadził i kiedy. To brzmi jak kontrola, a w praktyce rozwiązuje spory, zamiast je tworzyć. Pytanie „kto zmienił kwotę na tej umowie" przestaje być tematem do ustalania i staje się czynnością sprawdzenia w historii.

Ta sama zasada dotyczy automatów: jeżeli coś zmieniła reguła albo integracja, historia to pokaże.

Rozpoczęcie pracy

Jeżeli zaczynasz pracę z systemem, przeczytaj po kolei trzy tematy z sekcji Pierwsze kroki: pierwsze kroki, orientację w systemie i podstawowe pojęcia. Zajmują kwadrans, a oszczędzają większość pytań pierwszego tygodnia.

Powiązane

Zakres i układ dokumentacji opisuje układ tych stron. Pierwsze kroki opisują pierwszy dzień pracy. Podstawowe pojęcia wyjaśniają słownictwo. Orientacja w systemie opisuje układ ekranu.