KSeF i przekazanie do księgowości

Co dzieje się z fakturą po wystawieniu i skąd biorą się faktury od dostawców: wysyłka i pobieranie przez KSeF, rola księgowości, jak czytać etap dokumentu i co robić, gdy coś się zatrzyma.

Zakres odpowiedzialności Opero

Faktura powstaje w Opero, ale nie zostaje w nim na zawsze. Ten sam dokument trafia dalej, w dwie strony jednocześnie:

do Krajowego Systemu e-Faktur, bo tam faktury trafiają w obiegu urzędowym,
do księgowości, bo tam są księgowane i rozliczane podatkowo.

Opero prowadzi proces wokół dokumentu: kto go wystawił, co zawiera, kto zaakceptował, czy jest opłacony, kiedy przypomnieć o terminie. Samo księgowanie i rozliczenie podatkowe dzieje się poza Opero, w programie księgowym.

Opero nie jest programem księgowym. Nie znajdziesz tu planu kont, rejestrów VAT ani deklaracji. To nie brak, tylko świadoma granica. Opero pilnuje obiegu dokumentu i terminów, a rozliczenie zostaje po stronie księgowości.

Automatyczne pobieranie faktur od dostawców

Wymiana z KSeF działa w obie strony. Poza wysyłaniem faktur sprzedaży Opero pobiera faktury, które wystawili Wam dostawcy, i zakłada z nich dokumenty kosztowe.

Oznacza to jedną zmianę nawyku: zanim zarejestrujesz fakturę kosztową ręcznie, sprawdź, czy już jej nie ma. Dokument pobrany z KSeF czeka w liście faktur kosztowych i wymaga tylko weryfikacji, a nie przepisywania danych z załącznika.

Jeżeli mimo to wprowadzisz drugi taki sam dokument, w liście zostaną dwa. Nie usuwaj wtedy nic na własną rękę, tylko zgłoś to osobie prowadzącej fakturowanie.

Wpływ na codzienną pracę

W praktyce niewiele. Wystawiasz fakturę tak samo jak zwykle: dobierasz kontrahenta, dodajesz pozycje, sprawdzasz kwoty i zatwierdzasz dokument. Przekazanie dalej dzieje się po zatwierdzeniu, a nie w trakcie wypełniania.

Trzy rzeczy, które warto wiedzieć.

Zatwierdzenie jest momentem granicznym. Dopóki dokument jest w przygotowaniu, poprawiasz go swobodnie. Po zatwierdzeniu dokument idzie dalej i poprawka przestaje być zwykłą edycją.
Poprawka wystawionego dokumentu to korekta, a nie zmiana treści. Faktura, która poszła dalej, istnieje już poza Opero, więc nie da się jej zmienić bez śladu.
Numer dokumentu jest wspólnym językiem. Gdy rozmawiasz z księgowością albo z klientem o konkretnej fakturze, podawaj numer, a nie opis „ta z zeszłego tygodnia".

Interpretacja etapu dokumentu

Etap faktury mówi, gdzie dokument jest w obiegu. Zestaw etapów bywa dostosowany do firmy, ale logika jest zwykle ta sama.

Etap	Znaczenie
W przygotowaniu	dokument podlega swobodnej edycji
Zatwierdzony	dokument jest wystawiony i idzie dalej
Przekazany	dokument wyszedł do obiegu zewnętrznego
Rozliczony	płatność została odnotowana

Jeżeli dokument stoi na tym samym etapie dłużej, niż powinien, to jest właśnie ten moment, w którym warto zapytać. Zwykle wystarczy jedno pytanie do osoby prowadzącej fakturowanie.

Postępowanie przy wstrzymaniu sprawy

Klient twierdzi, że nie dostał faktury. Sprawdź w Opero, czy dokument jest zatwierdzony i jakie ma dane kontrahenta. Najczęstszą przyczyną jest zły adres na formularzu kontrahenta, a nie awaria wymiany.
Księgowość nie widzi dokumentu. Podaj numer dokumentu i datę wystawienia. Ustalcie, czy chodzi o dokument sprzed przekazania, czy o dokument, który przekazanie ominął.
Coś jest nie tak z treścią wystawionego dokumentu. Nie wprowadzaj poprawki samodzielnie. Zgłoś to osobie prowadzącej fakturowanie i ustalcie korektę.

Przykład. Faktura wystawiona w czwartek, w piątek klient dzwoni, że kwota jest za wysoka. Właściwa ścieżka to nie edycja dokumentu, tylko korekta. Dokument w pierwotnej wersji już wyszedł, więc historia ma pokazywać, co się wydarzyło, a nie sprawiać wrażenie, że pomyłki nigdy nie było.

Dokument pozostaje w Opero

Nawet po przekazaniu dalej faktura zostaje w Opero jako rekord procesu. To w Opero widać, kto ją przygotował, kto zaakceptował, czego dotyczy i z jakim projektem albo zamówieniem się wiąże. Program księgowy zna kwoty i księgowania, ale nie zna kontekstu pracy organizacji.

Dlatego przy pytaniu „skąd ta faktura i czego dotyczy" odpowiedzi szukasz w Opero, a przy pytaniu „jak została zaksięgowana" w księgowości.

Powiązane

Faktury sprzedaży opisują wystawianie dokumentu. Faktury kosztowe opisują stronę zakupową. Kontrahenci opisują dane odbiorcy, od których zależy poprawność dokumentu. Procesy opisują etapy i przejścia dokumentu. Historia zmian opisuje, kto i kiedy dokument zmieniał.