Konto użytkownika i profil

Zakres danych profilu

Profil wygląda na sprawę prywatną, a w praktyce jest elementem pracy zespołowej. To z niego system bierze dane, które widzą inni: przy przypisanym zadaniu, przy komentarzu, przy rekordzie, który utworzyłeś.

Trzy rzeczy w profilu wpływają na innych bardziej, niż się wydaje.

• Imię i nazwisko. Pojawiają się wszędzie tam, gdzie widać autora. Skrót albo pseudonim utrudnia pracę osobom, które szukają, z kim porozmawiać o sprawie.
• Adres e-mail. Trafiają na niego powiadomienia z systemu. Nieaktualny adres oznacza, że przestajesz dostawać informacje o zadaniach.
• Telefon. Bywa jedynym sposobem, aby skontaktować się w pilnej sprawie.

Język pracy

W profilu ustawiasz język, w którym pracujesz. Zmiana dotyczy interfejsu: nazw przycisków, menu, komunikatów systemu.

Nie zmienia natomiast danych wprowadzonych przez zespół. Rekord opisany po polsku pozostaje po polsku niezależnie od tego, jaki język sobie ustawisz, chyba że ktoś przygotował dla niego tłumaczenie. To rozróżnienie warto znać, bo bywa źródłem nieporozumień w zespołach międzynarodowych.

Bezpieczeństwo konta

Konto w Opero daje dostęp do danych firmy, więc traktuj je jak dostęp do firmowej poczty.

• Nie udostępniaj konta. Praca na cudzym koncie oznacza, że historia rekordów przypisuje zmiany niewłaściwej osobie, a to psuje pracę wszystkim.
• Włącz dodatkowe potwierdzanie logowania, jeżeli organizacja je stosuje. To kilka sekund przy logowaniu i realna różnica przy próbie przejęcia konta.
• Zgłoś podejrzane logowanie administratorowi, zamiast czekać, czy „samo się wyjaśni".

Konto to nie skrzynka współdzielona. Konto zakładane „dla działu" jest rozwiązaniem niewłaściwym: system przestaje pokazywać, kto faktycznie wprowadził zmianę, a przy pierwszym sporze o dane nie ma jak tego odtworzyć.

Nieobecność użytkownika

Urlop albo dłuższa nieobecność wymagają jednego działania: przypisane zadania nie znikają. Czekają, aż wrócisz, albo blokują sprawę komuś innemu.

Przed dłuższą nieobecnością przejrzyj swoje zadania i ustal z kierownikiem, kto je przejmie. Przepisanie zadania to zwykła operacja, ale ktoś musi o niej wiedzieć wcześniej.

Przykład. Wniosek urlopowy czeka na akceptację osoby, która sama jest na urlopie. Sprawa stoi do jej powrotu, bo nikt inny nie ma tego zadania na swojej liście. Dlatego przed wyjazdem ustala się zastępstwo.

Zmiana stanowiska lub odejście

Gdy zmieniasz zakres obowiązków, uprawnienia nie zmieniają się automatycznie. Poproś administratora o dostosowanie dostępu: zwykle chodzi o dodanie jednego obszaru i odebranie innego.

Przy odejściu z firmy konto zostaje wyłączone, ale wpisy i historia pozostają w systemie. To normalne i potrzebne: dokumenty muszą pozostać kompletne, a historia spójna.

Powiązane

Role i uprawnienia opisują zakres dostępu, który nadaje administrator. Moje zadania opisują listę spraw oczekujących na użytkownika. Powiadomienia opisują wiadomości wysyłane na adres z profilu. Historia zmian opisuje zapis autorstwa zmian.