Gotowy system czy platforma, w której zbudujesz swój

Pytanie zwykle pada w formie „gotowe czy dedykowane", a w domyśle oznacza „tańsze czy droższe". To złe postawienie sprawy, bo oba warianty potrafią być drogie i oba potrafią się zwrócić.

Prawdziwe pytanie brzmi: kto ma się do kogo dopasować. Firma do systemu czy system do firmy. Jedno i drugie ma cenę, tylko płaci się ją w innej walucie i w innym momencie.

Uczciwie za gotowym systemem

Gotowe oprogramowanie ma trzy przewagi, których żadna platforma nie podrobi.

• Krótszy start. Kupujesz coś, co działa od pierwszego dnia. Nie ma etapu projektowania, jest etap konfigurowania.

• Sprawdzone procesy branżowe. Producent obsłużył setki podobnych firm i wie o Twojej branży rzeczy, których Ty jeszcze nie wiesz. To bywa warte więcej niż dopasowanie.

• Mniej decyzji do podjęcia. To niedoceniana zaleta. Każda decyzja projektowa kosztuje czas kogoś, kto ma firmę do prowadzenia.

Jeżeli Twój proces jest standardowy, gotowy system jest po prostu lepszym wyborem. Księgowość, kadry i płace, fakturowanie: tu nie ma czego wymyślać i próba budowania własnego rozwiązania jest marnowaniem pieniędzy.

Uczciwie przeciw gotowemu systemowi

Cena płacona za gotowca jest niewidoczna w ofercie i ujawnia się po roku.

Proces producenta stopniowo staje się procesem firmy. Zaczyna się niewinnie: skoro system nie ma pola na to, czego potrzebujecie, to wpisujecie to w uwagi. Skoro nie obsługuje Waszej ścieżki akceptacji, to upraszczacie ścieżkę. Po dwóch latach firma pracuje tak, jak przewidział producent, a nie tak, jak wynika z jej własnych ustaleń.

Drugi objaw jest językowy i jeszcze bardziej zdradliwy. Nazewnictwo systemu wchodzi do rozmów wewnętrznych. Ludzie przestają mówić o zleceniu, a zaczynają o „dokumencie typu trzy", bo tak nazywa to ekran. To jest moment, w którym oprogramowanie przestaje opisywać firmę, a zaczyna ją definiować.

Uczciwie za platformą

Platforma odwraca zależność. Model danych jest Twój: obiekty i pola nazywają się tak, jak nazywacie je w firmie, a nie tak, jak nazwał je producent.

Druga przewaga jest ekonomiczna. Zmiana jest konfiguracją, nie zleceniem, więc kosztuje mniej i, co ważniejsze, nie wymaga uzasadniania przed nikim. Firma poprawia proces wtedy, gdy zauważy problem, a nie wtedy, gdy zbierze dość argumentów na wniosek do dostawcy.

Trzecia jest porządkowa: jeden system zamiast pięciu narzędzi. Rejestr umow, obieg faktur, reklamacje i wnioski wewnętrzne mogą leżeć obok siebie i korzystać z tych samych danych o kontrahentach.

Uczciwie przeciw platformie

Tu też jest rachunek do zapłacenia i lepiej znać go przed startem.

Po pierwsze, trzeba wiedzieć, czego się chce. Platforma nie podpowie procesu, bo nie zna Twojej branży. Firma, która nie umie opisać, kto akceptuje fakturę powyżej określonej kwoty, nie rozwiąże tego problemu żadnym narzędziem.

Po drugie, potrzebna jest osoba, która weźmie to na siebie. Nie etat, ale konkretne nazwisko z prawem do decyzji, ileś godzin miesięcznie. Bez tego platforma zamarza w konfiguracji z dnia wdrożenia i traci całą swoją przewagę.

Po trzecie, potrzebna jest dyscyplina. Swoboda konfigurowania bez zasad kończy się długiem konfiguracyjnym: trzema polami o podobnej nazwie, słownikiem z pięcioma wariantami tego samego statusu i procesem, którego nikt już nie rozumie.

Trzy pytania rozstrzygające

Zamiast porównywać tabele funkcji, odpowiedz sobie na trzy pytania. Odpowiedzi zwykle rozstrzygają sprawę w kwadrans.

1. Czy nasz proces jest przewagą, czy przypadkiem? Jeżeli klienci wybierają Was między innymi za sposób, w jaki pracujecie, nie oddawajcie tego sposobu producentowi oprogramowania. Jeżeli proces jest taki jak u wszystkich, bo tak wyszło, gotowiec jest w porządku.

2. Jak często zmienia się nasza oferta? Firma, która co kwartał wprowadza nowe usługi i modele rozliczeń, będzie w gotowym systemie ciągle czekać na dostawcę. Firma o stabilnej ofercie tego nie odczuje.

3. Czy mamy kogoś, kto weźmie system na siebie? Jeżeli odpowiedź brzmi nie i nie zamierzacie tego zmienić, wybierzcie gotowca albo gotową instancję. Platforma bez gospodarza to najgorszy z możliwych wyborów.

Trzecia droga, o której rzadko się mówi

Ten wybór bywa przedstawiany jako zero-jedynkowy, a nie musi taki być. Istnieje wariant pośredni: gotowa instancja zbudowana na platformie.

Dostajesz coś, co działa od pierwszego dnia, z procesami ułożonymi pod Twoją branżę, więc masz krótki start jak przy gotowcu. Różnica polega na tym, że spodem jest platforma, więc gdy za rok okaże się, że potrzebujesz dodatkowego etapu albo nowego rejestru, nie zmieniasz systemu. Zmieniasz konfigurację.

W ten sposób buduje się wdrożenia dla mniejszych firm w Opero i to jest zwykle najrozsądniejszy punkt startu: nie każesz klientowi projektować systemu od zera, ale też nie zamykasz go w pudełku.

Podsumowanie

Gotowy system kupujesz wtedy, gdy Twój proces nie jest niczym wyjątkowym i nie masz kogo posadzić przy konfiguracji. Platformę wybierasz wtedy, gdy sposób pracy jest częścią tego, za co płacą klienci, i masz w firmie kogoś, kto to poprowadzi.

Najgorszy wariant to kupienie platformy z myślą o gotowcu, czyli oczekiwanie, że system sam wymyśli, jak macie pracować. Nie wymyśli i nie ma takiego, który wymyśli.