Rejestracja dokumentów
Każdy typ dokumentu (pismo, faktura, wniosek) to obiekt własny z polami, numeracją i kartoteką.
Funkcje systemu
EOD i DMS - dokumenty pod kontrolą od wpływu do archiwum
Rejestruj dokumenty, prowadź je przez obieg akceptacji i trzymaj każdą wersję pliku przy sprawie - zamiast po mailach i dyskach.
W skrócie
Opero łączy obieg dokumentów (EOD) z zarządzaniem plikami (DMS): dokument ma swoją kartotekę, ścieżkę akceptacji i komplet plików z wersjami. Wszystko z pełną historią i kontrolą dostępu.
Co dostajesz
Kartoteka, obieg i pliki jako jedna całość.
Obieg akceptacji
Dokument krąży po zdefiniowanych etapach: dekretacja, opinie, zatwierdzenie, archiwizacja.
Formularze wprowadzania
Kontrolowane widoki rejestracji i dekretacji, różne dla kancelarii, działu i akceptującego.
Pliki i wersjonowanie
Załączniki dowiązane do rekordu, przechowywane, wersjonowane i przeszukiwalne, z kontrolą uprawnień.
Szablony dokumentów
Generujesz umowy, pisma i decyzje z danych rekordu według wzorców ze zmiennymi; dokument zawsze w aktualnej wersji.
Więcej o funkcji
Dokumenty od wpływu po archiwum w jednym systemie.
Elektroniczny obieg dokumentów (EOD) w Opero porządkuje drogę każdego pisma, wniosku i faktury: od wpływu, przez dekretację i akceptacje, po archiwizację. Dokument ma własną kartotekę zbudowaną jako obiekt własny, z polami rejestrowymi i numeracją, oraz ścieżkę obiegu opartą o etapy i przejścia. Dzięki temu wiadomo, gdzie jest sprawa i kto ma ją na biurku.
Warstwa DMS (zarządzanie dokumentami) trzyma pliki tam, gdzie ich miejsce, czyli przy rekordzie sprawy. Załączniki są przechowywane, wersjonowane i przeszukiwalne, z kontrolą uprawnień, więc dokumenty nie giną po dyskach i skrzynkach mailowych. Szablony dokumentów pozwalają wygenerować umowę, decyzję czy pismo wprost z danych rekordu, zawsze w aktualnej wersji i formacie.
Połączenie EOD i DMS w jednej platformie oznacza, że obieg, dane i pliki nie są rozbite między osobne narzędzia. To krótsza droga sprawy, mniej ręcznego przepisywania i pełna historia na potrzeby kontroli oraz zgodności.
Pytania
Najczęściej zadawane pytania.
Czym różni się EOD od DMS?
EOD to obieg dokumentów, czyli ich droga przez firmę (rejestracja, akceptacje, archiwizacja). DMS to zarządzanie samymi plikami: przechowywanie, wersjonowanie, wyszukiwanie i uprawnienia. Opero łączy oba obszary.
Czy dokumenty można generować automatycznie?
Tak. Szablony dokumentów tworzą gotowe pisma i umowy na podstawie danych z rekordu, ze zmiennymi i stałą treścią.
Pokrewne funkcje
Zobacz też
Procesy i workflowZaprojektuj każdy obieg pracy jako proces. Akceptacje, obiegi dokumentów i procedury przechodzą przez zdefiniowane etapy - nic nie ginie między działami.Platforma no-codeKonfiguruj wizualnie obiekty, formularze, menu i pulpity w Opero.Bezpieczeństwo i uprawnieniaRole, uprawnienia, wiele spółek i tokeny API pod kontrolą. Dane firmy chronione na poziomie oczekiwanym przez działy IT.
Następny krok
Uporządkuj obieg dokumentów.
Zobacz, jak Opero prowadzi dokument od wpływu do archiwum bez luk i zagubionych plików.