Podstawowe pojęcia
Słownik słów, które wracają w całym systemie i w całej dokumentacji: obiekt, rekord, lista, pole, proces, etap, zadanie, reguła i kilka innych, wyjaśnionych bez żargonu.
Zakres słownika
Opero opisuje pracę kilkunastoma słowami, które wracają wszędzie: w interfejsie, w rozmowie z administratorem i w tej dokumentacji. Gdy je znasz, reszta systemu tłumaczy się sama, niezależnie od tego, czy patrzysz na umowy, zgłoszenia czy faktury.
Ta strona jest do przejrzenia raz i wracania do niej w razie potrzeby, a nie do nauczenia się na pamięć.
Dane
| Pojęcie | Co znaczy |
|---|---|
| Obiekt | rodzaj rekordu i zarazem jego definicja: ustala, jakie pola ma każdy rekord tego rodzaju. Umowa, klient, zgłoszenie to osobne obiekty |
| Rekord | jedna rzecz albo sprawa: jedna umowa, jeden klient, jedno zgłoszenie |
| Lista | sposób wyświetlenia rekordów jednego obiektu, otwierany z menu. Nie przechowuje danych, tylko je pokazuje |
| Formularz | widok jednego rekordu ze wszystkim, co do niego należy |
| Pole | pojedyncza informacja na rekordzie: data, kwota, opis |
| Powiązanie | wskazanie z jednego rekordu na inny, na przykład z umowy na klienta |
| Załącznik | plik dopięty do rekordu |
Najważniejszy jest obiekt, bo to on należy do budowy systemu: ustala, jakie pola opisują rekord danego rodzaju. Rekord to pojedynczy wpis tego obiektu, lista pokazuje jego rekordy, a formularz pokazuje jeden z nich. Proces prowadzi rekord przez kolejne etapy.
Przykład. Klienci to obiekt. Jeden klient to rekord tego obiektu. Lista klientów pokazuje wszystkie takie rekordy. Nazwa, adres i telefon to pola. Umowa wskazująca na tego klienta to powiązanie.
Praca i obieg
| Pojęcie | Co znaczy |
|---|---|
| Proces | ustalona droga, którą przechodzi sprawa od początku do końca |
| Etap | miejsce, w którym sprawa aktualnie się znajduje |
| Przejście | ruch sprawy z jednego etapu na następny |
| Zadanie | czynność skierowana do konkretnej osoby, czekająca na wykonanie |
| Akceptacja | zadanie polegające na zatwierdzeniu albo odrzuceniu |
Warto zapamiętać różnicę między etapem a zadaniem. Etap opisuje, gdzie jest sprawa. Zadanie mówi, że ktoś ma coś z nią zrobić. Sprawa może stać na etapie i nie mieć żadnego zadania, jeżeli nikt nie został do niej przypisany.
Etap, nie status. W dokumentacji i w interfejsie konsekwentnie mówimy o etapach procesu. To ta sama rzecz, którą w innych systemach nazywa się statusem, ale słowo „etap" lepiej oddaje to, że sprawa gdzieś idzie, a nie tylko ma przyklejoną etykietkę.
Automatyzacja
| Pojęcie | Co znaczy |
|---|---|
| Reguła | zestaw czynności, które system wykonuje sam, gdy spełnione zostaną konkretne warunki |
| Wyzwalacz | zdarzenie, które uruchamia regułę |
| Powiadomienie | wiadomość z systemu o czymś, co się wydarzyło |
Regułę poznajesz zwykle po skutkach: pole wypełnia się samo, przychodzi powiadomienie, sprawa przechodzi dalej bez niczyjego kliknięcia. Jeżeli w historii rekordu widzisz zmianę, której nikt nie wprowadził ręcznie, to zwykle zadziałała reguła.
Struktura systemu
| Pojęcie | Co znaczy |
|---|---|
| Moduł | obszar systemu grupujący powiązane obiekty, na przykład finanse |
| Obiekt | rodzaj rekordu wewnątrz modułu; ma swoją listę i swoje rekordy |
| Menu | spis wejść do obszarów, z którego korzystasz na co dzień |
| Organizacja | cała instancja Opero |
| Firma | konkretna jednostka wewnątrz organizacji, do której należą dane |
| Rola | zakres tego, co dana osoba może w systemie robić |
Podział na organizację i firmę wyjaśnia większość pytań o to, dlaczego coś zmieniło się wszędzie, a coś innego tylko u jednej firmy. Budowa systemu jest wspólna, dane są osobne.
Dokumenty i zestawienia
| Pojęcie | Co znaczy |
|---|---|
| Szablon dokumentu | wzór wydruku, z którego powstaje np. plik PDF |
| Raport | zestawienie liczbowe zbudowane z danych systemu |
| Słownik | zamknięta lista wartości do wyboru, na przykład lista statusów |
Słownik jest tu najczęściej mylonym pojęciem. To nie jest wyjaśnienie słów, tylko lista dopuszczalnych wartości pola. Dzięki niemu wszyscy wybierają z tego samego zestawu, zamiast wpisywać własne warianty.
Powiązane
Pierwsze kroki opisują pierwszy dzień pracy. Orientacja w systemie opisuje układ ekranu. Obiekty własne, Lista rekordów i Formularz rekordu opisują pracę na danych. Procesy opisują etapy i przejścia. Reguły opisują automatyzację.
Orientacja w systemie
Z czego składa się ekran Opero, czym różni się lista od formularza rekordu, jak działa nawigacja i wyszukiwanie oraz gdzie szukać rzeczy, których nie ma w menu.
Codzienny rytm pracy
Zalecany porządek pracy z systemem w ciągu dnia: kolejność przeglądania zadań i powiadomień, zasady dokumentowania ustaleń przy rekordzie oraz czynności kończące dzień pracy.