Codzienny rytm pracy
Zalecany porządek pracy z systemem w ciągu dnia: kolejność przeglądania zadań i powiadomień, zasady dokumentowania ustaleń przy rekordzie oraz czynności kończące dzień pracy.
Rozpoczęcie dnia pracy
Pierwszym krokiem po zalogowaniu jest przegląd listy zadań. Zawiera ona sprawy skierowane imiennie do zalogowanego użytkownika przez innego pracownika lub przez proces.
O przekazaniu rekordu system informuje automatycznie: każde przypisanie w procesie generuje powiadomienie, bez dodatkowego działania osoby przekazującej.
Powiadomienia należy przeglądać po zadaniach. Zadania oznaczają pracę do wykonania, powiadomienia mają charakter informacyjny, dlatego odwrotna kolejność opóźnia obsługę spraw oczekujących.
Przykład. Zalecany porządek: lista zadań, następnie powiadomienia, na końcu prowadzone listy. Przegląd zajmuje kilka minut i daje pełny obraz zaplanowanej pracy.
Dokumentowanie ustaleń przy rekordzie
Informacje dotyczące sprawy powinny znajdować się przy rekordzie, a nie w kanałach zewnętrznych: kalendarzu, notatniku czy komunikatorze.
- Ustalenia zapisuj w komentarzu przy rekordzie. Ustalenia przekazane wiadomością prywatną pozostają niedostępne dla pozostałych osób prowadzących sprawę.
- Pliki dołączaj jako załączniki do rekordu. Załącznik przy sprawie jest dostępny dla każdego, kto ma do niej dostęp.
- Terminy wprowadzaj w polu terminu. Data zapisana przy rekordzie jest widoczna dla zespołu i umożliwia filtrowanie listy.
Rekord jest źródłem informacji o sprawie. Ustalenia nieudokumentowane przy rekordzie pozostają poza obiegiem informacji w zespole. Zapis przy rekordzie umożliwia odtworzenie przebiegu sprawy niezależnie od pamięci uczestników.
Praca w ciągu dnia
| Zalecana praktyka | Uzasadnienie |
|---|---|
| Zapisywanie zmian na bieżąco | ogranicza utratę danych przy przerwaniu pracy |
| Uzupełnianie pól w chwili wprowadzania rekordu | uzupełnianie z opóźnieniem wymaga ponownego ustalania danych |
| Weryfikacja kontekstu firmy przed dodaniem dokumentu | zmiana przypisania dokumentu do firmy po zapisie bywa niemożliwa |
| Przekazywanie zadań przypisanych omyłkowo | zadanie pozostawione bez reakcji wstrzymuje pracę innych osób |
Ostatnia pozycja ma bezpośredni wpływ na przebieg procesów. Zadanie przypisane omyłkowo pozostaje na liście do momentu przekazania, a sprawa oczekuje na działanie, co dla osoby oczekującej nie jest widoczne.
Zamknięcie dnia pracy
Czynności kończące dzień, szczególnie przed dniami wolnymi i nieobecnością:
- Oznaczenie wykonanych zadań. Zadanie wykonane, lecz nieoznaczone, pozostaje dla zespołu nierozróżnialne od niewykonanego.
- Komentarz przy sprawach w toku, jeżeli mogą zostać przejęte przez inną osobę.
- Przegląd terminów przypadających na najbliższe dni.
Przed dłuższą nieobecnością należy dodatkowo ustalić z przełożonym osobę przejmującą otwarte zadania.
Praktyki niezalecane
- Zakładanie kolejnego rekordu w reakcji na błąd. Duplikat pozostaje w liście i wpływa na zestawienia. Właściwą reakcją jest zgłoszenie problemu.
- Pozostawianie pustych pól opisowych z zamiarem późniejszego uzupełnienia.
- Pomijanie procesu. Jeżeli proces utrudnia pracę, należy to zgłosić; zmiany procesu wprowadza się w konfiguracji, nie przez pomijanie go w praktyce.
Powiązane
Moje zadania opisują listę spraw oczekujących na użytkownika. Powiadomienia opisują komunikaty systemowe. Komentarze i wzmianki opisują dokumentowanie ustaleń. Załączniki opisują pliki dołączane do rekordu. Zgłaszanie problemów opisuje tryb postępowania w razie usterki.
Podstawowe pojęcia
Słownik słów, które wracają w całym systemie i w całej dokumentacji: obiekt, rekord, lista, pole, proces, etap, zadanie, reguła i kilka innych, wyjaśnionych bez żargonu.
Menu własne
Menu to lewa nawigacja systemu. Pokazuje obszary pracy firmy w kolejności i pod nazwami, które ustalił administrator, a nie sztywną listę wbudowanych ekranów.