Pierwsze kroki w Opero
Co zrobić w pierwszym dniu pracy z systemem: od zaproszenia i logowania, przez sprawdzenie profilu i firmy, po odnalezienie przypisanych zadań i pierwszego rekordu.
Zaproszenie i logowanie
Pracę zaczynasz od zaproszenia, które przychodzi na firmowy adres e-mail. Zaproszenie prowadzi do założenia dostępu i to ten adres jest od tej pory tożsamością użytkownika w systemie.
Konto jest imienne. Nie jest to dostęp działowy ani wspólny. Każda wykonana czynność zostaje podpisana imieniem i nazwiskiem: zespół ma wiedzieć, kto co wprowadził.
Pięć minut na start
Zanim zaczniesz pracować, przejdź krótką listę. Oszczędza to sporo zamieszania w pierwszym tygodniu.
- Uzupełnij profil. Imię i nazwisko są widoczne przy wprowadzonych rekordach i zadaniach. Sprawdź też adres e-mail, bo na niego przychodzą powiadomienia.
- Ustaw język. Zmienia opis interfejsu, nie zmienia danych wprowadzonych przez zespół.
- Sprawdź, w jakiej firmie jesteś. Jeżeli firma prowadzi kilka firm, to najważniejszy nawyk na start.
- Zajrzyj do swoich zadań. Zwykle jest to pierwsza rzecz, którą otwierasz każdego dnia.
- Przejrzyj menu bez klikania niczego pochopnie. Warto najpierw zobaczyć, co gdzie jest.
Rozejrzyj się, zanim zaczniesz wprowadzać dane. Pierwszy odruch to zwykle „utworzę rekord i zobaczę, co się stanie". Lepiej najpierw obejrzyj kilka istniejących rekordów w obszarze, w którym masz pracować. Zobaczysz, jak zespół opisuje dane, i unikniesz wprowadzenia czegoś w innym stylu niż reszta.
Źródła zadań i powiadomień
Praca trafia do użytkownika z dwóch źródeł.
| Źródło | Co to znaczy |
|---|---|
| Zadania | sprawa skierowana do użytkownika przez osobę lub proces |
| Powiadomienia | wydarzyło się coś, o czym masz wiedzieć |
Zadanie wymaga działania i czeka, aż je wykonasz. Powiadomienie zwykle tylko informuje. Ta różnica jest ważna: lista zadań to praca do wykonania, a powiadomienia to informacje.
Pierwszy rekord
Gdy przyjdzie do wprowadzenia czegoś własnego, pamiętaj o trzech rzeczach.
- Wypełnij pola opisowe sensownie. Nazwa rekordu to nie miejsce na skrót, który rozumiesz tylko Ty. Za pół roku ktoś będzie tego szukał.
- Sprawdź firmę przed zapisem, jeżeli pracujecie na kilku.
- Nie bój się zapisać. Rekord da się później uzupełnić, a system zapisuje historię zmian, więc nic nie ginie bezpowrotnie.
Przykład. Zamiast nazwać rekord „Nowy 2", nazwij go tak, jak nazwałbyś go w rozmowie z kolegą: „Umowa serwisowa Kowalski, marzec". To jedna z tych rzeczy, które kosztują pięć sekund, a oszczędzają zespołowi godziny szukania.
Praktyki niezalecane na początku pracy
- Nie zakładaj rekordów „na próbę" na produkcji. Zostają w listach i ktoś je potem liczy w raportach. Jeżeli chcesz poćwiczyć, poproś administratora o wskazanie miejsca.
- Nie pracuj na cudzym koncie, nawet gdy ktoś proponuje „bo szybciej".
- Nie poprawiaj cudzych rekordów bez uzgodnienia, dopóki nie wiesz, jak zespół pracuje.
Brak dostępu do obszaru
To najczęstsze pytanie w pierwszym tygodniu i zwykle nie chodzi o usterkę. Powodem bywa zakres dostępu dla danej roli, inna firma albo obszar niewłączony w firmie. Zapytaj administratora, podając konkretnie, czego szukasz i w jakim celu.
Powiązane
Konto użytkownika i profil opisuje ustawienia konta. Orientacja w systemie opisuje układ ekranu i nawigację. Moje zadania opisują listę spraw oczekujących na użytkownika. Tworzenie i edycja rekordu opisuje wprowadzanie danych. Role i uprawnienia opisują zakres dostępu.
Zakres i układ dokumentacji
Spis sekcji dokumentacji z zakresem każdej z nich, punkt wyjścia w zależności od rodzaju zadania, znaczenie powtarzających się elementów oraz to, czego te strony nie opisują.
Orientacja w systemie
Z czego składa się ekran Opero, czym różni się lista od formularza rekordu, jak działa nawigacja i wyszukiwanie oraz gdzie szukać rzeczy, których nie ma w menu.