Role i uprawnienia

Zróżnicowanie zakresu widoczności

Opero udostępnia tylko te obszary, do których masz dostęp. To nie jest usterka ani przypadek: system celowo ogranicza widok, żeby każdy pracował na swoich danych i nie przeglądał danych spoza swojego zakresu.

W praktyce oznacza to, że ekran kolegi z innego działu może wyglądać zupełnie inaczej. Inne pozycje w menu, inne listy, czasem inne przyciski na tej samej karcie. Zanim uznasz, że coś jest zepsute, sprawdź, czy przyczyną nie jest zakres dostępu.

Rola mówi, co możesz robić

Uprawnienia wynikają z roli, którą nadał administrator. Rola nie jest opisem stanowiska, tylko zakresem tego, co wolno w systemie. Nazwy bywają dostosowane do firmy, ale sens jest zwykle zbliżony.

Jedna osoba może mieć różny zakres na różnych poziomach: inny w całej organizacji, a inny w konkretnej firmie. Dlatego zdarza się, że w jednej firmie coś zmieniasz, a w drugiej tylko oglądasz. To jest zamierzone, a nie niekonsekwencja systemu.

Rola to nie to samo co przypisanie zadania. Rola mówi, co wolno robić w systemie. Przypisanie w procesie mówi, że konkretna sprawa czeka na użytkownika. Możesz mieć szerokie uprawnienia i zero zadań, albo odwrotnie: wąski dostęp i zadanie do wykonania.

Trzy powody, dla których czegoś nie widzisz

Gdy szukasz obszaru, o którym była mowa, a go nie ma, przyczyna zwykle jest jedną z trzech.

1. Nie masz uprawnień do tych danych. Najczęstszy powód. Obszar istnieje, ale nie dla danej roli.
2. Jesteś w innej firmie. Dane należą do konkretnej firmy. Przełącz kontekst firmy i sprawdź jeszcze raz.
3. Ten obszar nie jest udostępniony danej firmie. Moduł może działać w jednej firmie, a w drugiej nie być włączony.

Przykład. „U mnie nie ma listy umów, a Marek go ma." Trzy pytania po kolei: czy jesteśmy w tej samej firmie, czy mamy tę samą rolę, czy moduł jest włączony w obu firmach. Jedno z nich niemal zawsze tłumaczy różnicę.

Ukrycie a brak dostępu

Warto znać tę różnicę, bo oszczędza nieporozumień. Menu porządkuje pracę, ale nie jest zabezpieczeniem. Jeżeli jakiejś pozycji nie ma w menu, nie znaczy to automatycznie, że dane są przed Tobą zamknięte, a jeżeli pozycja jest widoczna, nie znaczy to, że wejdziesz do wszystkiego, co za nią stoi.

O zakresie widocznych danych, decydują uprawnienia, a nie układ menu.

Wniosek o dostęp

Prośba o dostęp rozwiązuje się w minutę, gdy zawiera konkret, i ciągnie się dniami, gdy jest ogólna. Napisz administratorowi trzy rzeczy:

• Do czego potrzebujesz dostępu: nazwa obszaru albo konkretny rekord.
• W której firmie, jeżeli pracujecie na kilku.
• W jakim celu, czyli co masz zrobić: tylko podejrzeć, wprowadzać dane, czy akceptować.

Ostatni punkt jest ważniejszy, niż się wydaje. Dostęp do odczytu i dostęp do zmiany to dwie różne decyzje, a administrator woli nadać dokładnie tyle, ile trzeba.

Przykład. Zamiast „daj mi dostęp do projektów" napisz „potrzebuję podglądu projektów w firmie Handel, żeby sprawdzać terminy dla klientów, których obsługuję". Druga wersja załatwia sprawę bez dopytywania.

Zapis działań użytkownika

Działania użytkownika zostają w systemie: przy rekordzie widać, kto go utworzył i kto zmieniał. To normalny element pracy zespołowej, a nie kontrola. Dzięki temu przy pytaniu „skąd ta zmiana" odpowiedź jest w historii rekordu, a nie w domysłach.

Jeżeli zobaczysz zmianę wykonaną przez system albo automat, to znaczy, że zadziałała reguła albo integracja. Też jest opisana w historii.

Powiązane

Wielofirmowość opisuje przełączanie kontekstu firmy. Historia zmian opisuje zapis autorstwa zmian. Menu opisuje układ pozycji, który porządkuje pracę. Przypisania i akceptacje opisują zadania kierowane do konkretnych osób.