Praca w wielu firmach

Jedna instancja, kilka firm

Jeżeli organizacja prowadzi kilka firm, wszystkie mieszczą się w jednym Opero. Nie logujesz się osobno do każdej: przełączasz kontekst firmy wewnątrz systemu.

Kontekst firmy decyduje o tym, jakie dane widzisz. Lista umów w jednej firmie pokazuje jej umowy, a w drugiej jej własne. To ten sam ekran, ale inne dane, bo dane biznesowe należą do konkretnej firmy.

Zawsze wiedz, w której firmie jesteś

To podstawowy nawyk przy pracy wielofirmowej. Zanim wprowadzisz rekord, sprawdź, jaka firma jest aktywna.

Najczęstsza pomyłka wygląda zawsze tak samo: ktoś wraca do systemu po przerwie, tworzy fakturę albo zgłoszenie, i dopiero po fakcie okazuje się, że dokument trafił nie do tej firmy. Poprawienie tego zwykle wymaga usunięcia rekordu i wprowadzenia go ponownie, bo rekord nie przenosi się między firmami jednym kliknięciem.

Sprawdź przed zapisem, nie po. Dwie sekundy na spojrzenie, która firma jest aktywna, oszczędzają kwadrans porządków. Szczególnie przy dokumentach z numeracją, bo numer nadany w złej firmie zostaje w jej liście.

Przyczyny różnic między firmami

Firmy nie muszą mieć identycznego zestawu obszarów. Administrator decyduje, które moduły są włączone w której firmie, więc różnice są normalne.

Jeżeli czegoś nie znajdujesz, pierwsze pytanie brzmi zawsze: czy jestem we właściwej firmie. Drugie: czy ten obszar w ogóle działa w tej firmie.

Elementy wspólne

Część rzeczy jest ustawiana raz dla całej organizacji, więc wygląda tak samo wszędzie: budowa list, układ formularzy, definicje procesów. To dlatego nowa kolumna albo nowe pole pojawia się we wszystkich firmach naraz.

Dane pozostają rozdzielone. Wspólna jest budowa systemu, osobne są dane. Ta zasada tłumaczy większość pytań o to, dlaczego coś zmieniło się „wszędzie", a coś innego tylko u jednej firmy.

Praca z kilkoma firmami naraz

• Rekordy z różnych firm nie mieszają się na jednej liście. Zestawienie zbiorcze z kilku firm to zadanie dla raportu, a nie dla zwykłej listy.
• Wyszukiwarka działa w bieżącym kontekście. Nie znajdzie dokumentu z innej firmy, dopóki się do niej nie przełączysz.
• Powiązania prowadzą wewnątrz firmy. Rekord jednej firmy nie wskazuje na rekord innej.

Przykład. Kolega prosi o „tę umowę z zeszłego miesiąca". Podaje numer, ale wyszukiwarka nic nie znajduje. Zwykle nie chodzi o skasowany dokument, tylko o inną firmę, w której umowa została wystawiona.

Powiązane

Role i uprawnienia opisują, dlaczego zakres uprawnień bywa różny w różnych firmach. Lista rekordów opisuje listy, które pokazują dane bieżącej firmy. Wyszukiwanie i filtrowanie opisuje zakres wyszukiwania. Raporty opisują zestawienia, które potrafią sięgnąć szerzej niż jedna firma.