Excel jako rejestr firmowy. Po czym poznać, że przestał wystarczać

Zacznijmy od rzeczy, której nie usłyszysz od dostawcy oprogramowania: Excel jest świetny. Liczy, filtruje, sortuje, każdy go zna i nie trzeba go wdrażać. Połowa polskich firm działa dzięki arkuszom i nie ma w tym nic wstydliwego.

Problem z arkuszem jako rejestrem firmowym nie polega na tym, że jest złym narzędziem. Polega na tym, że jest niewidoczny dla reszty firmy. I dlatego moment, w którym przestaje wystarczać, nie ma nic wspólnego z liczbą wierszy.

Siedem sygnałów

Każdy z nich występuje osobno i żaden nie jest katastrofą. Trzy naraz oznaczają, że arkusz przestał być narzędziem, a zaczął być ryzykiem.

1. W nazwie pliku jest sufiks. Rejestr_umow_final_2_poprawka.xlsx. Nikt nie wie z całą pewnością, która wersja obowiązuje, więc przed każdym użyciem ktoś to potwierdza mailem.

2. Kolumna „uwagi" jest historią sprawy. Mieści się w niej wszystko: ustalenia telefoniczne, daty, imiona, powody opóźnienia. Czyli wiedza, której nie da się przeszukać ani policzyć.

3. Kolorowanie zastępuje etapy. Żółty znaczy „czekamy na klienta", czerwony „pilne", zielony „robione". Nowa osoba w zespole uczy się tego przez tydzień, a i tak zapyta, co znaczy pomarańczowy.

4. Jedna osoba jest wąskim gardłem. Wszyscy pytają ją o status, bo tylko ona wie, co w arkuszu naprawdę znaczy dany wiersz. Gdy jest na urlopie, firma zwalnia.

5. Nie ma terminu, który sam się przypomina. Data w komórce nikogo nie zawiadomi. Pilnowanie terminów odbywa się przez to, że ktoś o nich pamięta, czyli do pierwszego gorszego tygodnia.

6. Uprawnienia są zero-jedynkowe. Albo ktoś widzi cały plik, albo nic. Nie da się pokażę komuś jego własnych spraw bez pokazywania cudzych stawek i marż.

7. Raport powstaje ręcznie raz w miesiącu. Ktoś poświęca na to pół dnia, a wynik i tak opisuje stan sprzed dwóch tygodni.

Prawdziwy moment przełomowy

Żaden z tych sygnałów nie brzmi jak kryzys. Kryzys wygląda tak: ktoś z zewnątrz zespołu, klient, zarząd, księgowość, pyta, na jakim etapie jest konkretna sprawa. I odpowiedź brzmi: zapytaj Kasi.

To jest dokładnie ta granica. Arkusz przestał wystarczać nie dlatego, że jest za duży, tylko dlatego, że stał się prywatnym narzędziem jednej osoby w procesie, który należy do całej firmy.

Trzy rzeczy, których arkusz nie da nigdy

Nie chodzi o funkcje, których brakuje. Chodzi o rzeczy, których z natury nie zrobi.

• Kto i kiedy zmienił. Historia wersji pliku to nie to samo co historia wiersza. Po roku nie odtworzysz, kto poprawił kwotę i na jakiej podstawie.

• Kto zdecydował. Akceptacja w arkuszu to wpisane imię. Nie jest śladem decyzji, tylko notatką o niej, i może ją wpisać ktokolwiek.

• Co się stanie samo. Arkusz niczego nie uruchomi: nie wyśle przypomnienia, nie przekaże sprawy dalej, nie założy zadania. Każdy ruch musi wykonać człowiek, który o nim pamięta.

Uczciwie: kiedy arkusz w zupełności wystarczy

Nie każdy rejestr trzeba przenosić do systemu i większość wdrożeń, które widziałem, była za szeroka, nie za wąska.

Arkusz spokojnie wystarczy, gdy prowadzi go jedna osoba dla siebie, gdy dane nie mają terminów, gdy nikt z zewnątrz nie pyta o status i gdy nie ma tam nic, czego nie może zobaczyć każdy w firmie. Zestawienie do jednorazowej analizy, lista pomysłów, budżet wydarzenia. Zostaw to w Excelu i zajmij się czymś ważniejszym.

Przenoszenie takich rzeczy do systemu kończy się tym, że ktoś i tak prowadzi arkusz obok, tylko teraz ma dwie rzeczy do wypełniania.

Pierwszy krok, który nie jest wielkim wdrożeniem

Najgorsza reakcja na ten tekst to postanowienie, że firma „ucyfrowi wszystkie rejestry". Tak zaczynają się projekty, które trwają rok i kończą się powrotem do arkusza.

Sensowny pierwszy krok jest wąski i ma trzy elementy.

1. Jeden rejestr. Ten, o który najczęściej ktoś pyta „na jakim to jest etapie". Zwykle umowy, reklamacje albo zgłoszenia.

2. Jeden proces. Cztery, pięć etapów, bez wyjątków na start. Wyjątki dopisuje się po miesiącu, gdy widać, które są prawdziwe.

3. Jedna osoba odpowiedzialna. Nie zespół projektowy. Jedna osoba, która decyduje, jak ma wyglądać formularz i który etap jest zbędny.

Po dwóch tygodniach działania takiego rejestru widać dwie rzeczy: ile spraw naprawdę przechodzi przez firmę i gdzie stoją najdłużej. Ta druga informacja jest zwykle warta więcej niż cały arkusz, który zastąpiła.

Podsumowanie

Arkusz przestaje wystarczać w momencie, w którym proces przestaje należeć do jednej osoby. Nie wcześniej i nie z powodu rozmiaru.

Jeżeli rozpoznajesz u siebie trzy sygnały z tej listy, nie potrzebujesz wielkiego projektu. Potrzebujesz jednego rejestru prowadzonego tak, żeby odpowiedź na pytanie o etap sprawy nie zaczynała się od imienia.