Czynności wykonywane przez reguły

Automat wykonuje kroki

Reguła to nie jedno działanie, tylko ciąg kroków, które wykonują się po kolei, gdy zajdzie zdarzenie uruchamiające. Dzięki temu jedno zdarzenie może pociągnąć kilka rzeczy naraz: przeliczyć pole, powiadomić właściwą osobę i wygenerować dokument.

Typowe zastosowania reguł

• Przelicza i zapisuje wartość, na przykład sumę pozycji albo liczbę dni do terminu.
• Wysyła powiadomienie w systemie do właściwej osoby albo roli.
• Wysyła e-mail, na przykład przypomnienie do kontrahenta.
• Tworzy dokument z rekordu, gotowy plik PDF.
• Zakłada albo aktualizuje rekord, na przykład dopisuje wpis do listy.
• Podejmuje decyzję zależnie od danych: jeżeli kwota przekracza próg, robi jedno, w innym wypadku drugie.

Przykład. Po zatwierdzeniu zamówienia reguła przelicza wartość z rabatem, generuje potwierdzenie w PDF, dołącza je do rekordu i wysyła e-mail do klienta. Cztery kroki z jednego zdarzenia, bez ręcznej pracy.

Przyczyny różnic w wyniku

Automat potrafi zachować się różnie zależnie od danych. Ta sama reguła może wysłać powiadomienie przy dużej kwocie, a pominąć je przy małej, bo tak została zbudowana. Jeżeli spodziewasz się działania, którego nie było, przyczyną jest zwykle warunek w regule, a nie awaria.

Spodziewany rezultat

• Skutki reguły są trwałe: zapisana wartość, wysłany e-mail, utworzony dokument zostają.
• Reguła działa na danych, jakie zastała. Na złych danych policzy zły wynik.
• Część kroków sięga na zewnątrz, na przykład wysyła wiadomość. Tego nie da się cofnąć jak zwykłej edycji.

Nieprawidłowy zakres działania automatyzacji

Zgłoś konkretny przypadek administratorowi: który rekord, jakie zdarzenie, co się wydarzyło, a czego oczekiwałeś. Administrator ma podgląd, które kroki reguły faktycznie się wykonały i co było w danych, więc łatwo wskazać, gdzie zachowanie odbiega od zamiaru.