Powiadomienia z automatyzacji
Część powiadomień w systemie wysyłają automaty: przypisanie zadania, faktura po terminie, wzmianka w komentarzu. Jak je czytać i skąd wiadomo, że są prawdziwe.
Źródło powiadomień
Powiadomienie w systemie to krótki sygnał, że zdarzenie dotyczy użytkownika: przypisano zadanie, sprawa się zablokowała, wzmianka w komentarzu, faktura przekroczyła termin. Część z nich wysyła człowiek, część automat, gdy zajdzie ustalone zdarzenie.
Różnica jest niewielka: powiadomienie prowadzi do miejsca, którego dotyczy, i tam robisz, co trzeba.
Rodzaje powiadomień, które zobaczysz
| Powiadomienie | Co znaczy |
|---|---|
| Przypisanie zadania | sprawa czeka na decyzję w procesie |
| Przejście zablokowane | ruch w sprawie nie mógł się wykonać, z podanym powodem |
| Faktura przeterminowana | dokument przekroczył termin płatności |
| Wzmianka o użytkowniku | oznaczenie w komentarzu albo w polu |
| Ogłoszenie | komunikat do wszystkich, ważny i widoczny |
| Powiadomienie automatyzacji | sygnał z reguły zbudowanej pod firmę |
Waga powiadomienia
Powiadomienia różnią się ważnością. Zwykłe informują, ostrzegawcze wskazują coś, co wymaga uwagi, a krytyczne rzecz pilną, na przykład błąd połączenia z systemem zewnętrznym. Waga jest widoczna, więc od razu wiesz, co można obejrzeć później, a czym zająć się teraz.
Ograniczenie liczby powiadomień
Część powiadomień jest łączona, żeby nie powielać powtórzeń. Przypomnienie o przeterminowanej fakturze przychodzi raz na dobę, a nie za każdym razem, gdy system ją sprawdzi. To celowe: chodzi o sygnał, a nie o powtarzające się komunikaty.
Przykład. Masz pięć faktur po terminie u tego samego kontrahenta. Zamiast pięciu osobnych powiadomień w ciągu dnia dostajesz jedno dobowe przypomnienie. Reszta jest zwinięta, żeby lista powiadomień pozostała czytelna.
E-mail obok powiadomienia
Część powiadomień trafia też na e-mail, jeżeli pozwalają na to ustawienia. To znaczy, że jedno zdarzenie potrafi dać sygnał w systemie i wiadomość na skrzynce. Jeżeli e-maili jest za dużo albo za mało, powiedz o tym administratorowi, bo to kwestia ustawień, nie usterka.
Czynności wykonywane przez reguły
Reguła może przeliczyć wartość, wysłać powiadomienie albo e-mail, utworzyć dokument, dopisać rekord i wykonać kilka takich kroków po kolei, zależnie od danych.
Kroki skryptowe
Część automatyzacji korzysta z krótkiego kawałka kodu napisanego przez administratora. Znajomość kodu nie jest wymagana, ale warto wiedzieć, że istnieje, oraz jakie ma to znaczenie w codziennej pracy.