Filtry i parametry raportu

Zawężanie gotowego raportu

Raport zwykle liczy z całości danych, do których masz dostęp. Rzadko chcesz oglądać wszystko naraz. Nad raportem są kontrolki, którymi zawężasz go do wycinka: wybierasz rok, dział, status czy przedział dat, a raport przelicza się dla tego wyboru.

To ważne rozróżnienie: zawężenie zmienia to, co widzisz, a nie sam raport. Kolega otworzy ten sam raport bez tych ustawień i zobaczy pełny obraz.

Dwa rodzaje kontrolek

Nie musisz znać technicznej różnicy, ale warto ją wyczuwać.

• Filtr zawęża wynik po wartości: „pokaż tylko region Północ", „tylko status W toku". Filtry zwykle da się dowolnie włączać i wyłączać w trakcie oglądania.
• Parametr to wybór, który raport bierze pod uwagę od początku liczenia, na przykład rok albo firma. Bywa wymagany: dopóki go nie wskażesz, raport nie ma czego policzyć.

W praktyce oba wyglądają jak pola do wyboru u góry raportu. Jeżeli raport prosi o wybór, zanim cokolwiek pokaże, to zwykle wymagany parametr.

Przykład. Raport sprzedaży ma parametr Rok, który musisz wybrać, i filtr Region, który możesz zostawić pusty. Wybierasz rok 2026, raport pokazuje cały rok, a potem filtrem Region zawężasz do Południa, żeby zobaczyć tylko ten obszar. Zdejmujesz filtr i znów masz cały kraj.

Sposób korzystania

• Zacznij od wymaganych wyborów. Jeżeli raport czeka, wskaż to, o co prosi, na przykład rok albo firmę.
• Dokładaj filtry stopniowo. Jeden filtr zawęża, drugi zawęża jeszcze bardziej. Łatwiej dojść do wyniku, dokładając warunki po jednym, niż ustawiając wszystko naraz.
• Zdejmij filtry, żeby wrócić do całości. Zawężenia da się cofnąć; nic nie psujesz.

O czym pamiętać

• Filtr nie odsłoni danych, których nie widzisz. Zawężanie działa w granicach posiadanego dostępu; kontrolki służą do eksploracji, nie do omijania uprawnień.
• Zawężenie nie zapisuje się w raporcie. Ustawienia dotyczą bieżącego przeglądania. Jeżeli chcesz gotowy, zawsze tak samo zawężony raport dla całego zespołu, poproś administratora o osobny raport z ustawionym zakresem.