Szablony dokumentów

Dokument z szablonu

Wiele dokumentów w firmie ma stały układ, a zmieniają się tylko dane: numer, kontrahent, kwoty, pozycje. W Opero taki dokument nie powstaje przez ręczne wpisywanie do Worda, tylko z szablonu. Szablon to gotowy wzór z zaznaczonymi miejscami na dane; system wstawia w nie wartości z rekordu i wydaje gotowy PDF.

Dzięki temu każda faktura i każda oferta wygląda tak samo, ma firmowy papier i nie da się zapomnieć o polu, bo szablon pilnuje układu.

Dane pobierane do dokumentu

• Dane rekordu wskakują w wyznaczone miejsca: numer, data, kontrahent, kwoty.
• Pozycje (na przykład wiersze faktury albo oferty) układają się w tabelę automatycznie, ile ich jest, tyle wierszy.
• Papier firmowy z nagłówkiem, stopką i logo jest częścią szablonu, więc dokument od razu jest firmowy.

Przykład. Zamykasz ofertę. Zamiast składać PDF ręcznie, uruchamiasz generowanie z szablonu Oferta. System bierze dane oferty, układa pozycje w tabelę, dokłada nagłówek z logo i wydaje gotowy plik, który dołączasz do maila do klienta.

Źródło dokumentów

Dokument z szablonu powstaje na dwa sposoby, zależnie od konfiguracji instancji.

• Automatycznie, gdy zajdzie ustalone zdarzenie, na przykład zatwierdzenie sprawy uruchamia wygenerowanie pisma. Wtedy plik pojawia się przy rekordzie.
• Na żądanie, gdy sam uruchamiasz generowanie z poziomu rekordu.

W obu przypadkach efektem jest plik PDF, który zostaje przy rekordzie jak każdy załącznik.

Różnice wobec załącznika

• Załącznik to plik, który przyszedł z zewnątrz i wgrywasz go ręcznie, na przykład skan podpisanej umowy.
• Dokument z szablonu system składa sam z danych, więc jest zawsze aktualny wobec rekordu w chwili wygenerowania i zawsze w tym samym, firmowym układzie.

Jeżeli dokument, który dziś składasz ręcznie w Wordzie, powstaje zawsze tak samo i tylko dane się zmieniają, to najlepszy kandydat na szablon. Powiedz o tym administratorowi.