Faktury kosztowe

Rejestrowanie kosztu

Faktura kosztowa to dokument, który dostajecie od dostawcy. W Opero rejestrujesz go, żeby koszt nie zginął w mailach i żeby ktoś go świadomie zaakceptował, zanim pójdzie płatność.

Rejestracja to zwykle: wskazanie dostawcy z kartoteki kontrahentów, wpisanie numeru dokumentu i kwot, wskazanie terminu płatności i dołączenie skanu albo pliku PDF otrzymanego od dostawcy.

Część dokumentów nie wymaga jednak rejestrowania w ogóle. Jeżeli instancja pobiera faktury z KSeF, dokumenty od dostawców pojawiają się w liście same i czekają już tylko na weryfikację. Zajrzyj do listy, zanim zaczniesz przepisywać fakturę z maila.

Przykład. Przychodzi mailem faktura za usługi serwisowe. Rejestrujesz ją: dostawca z kartoteki, numer i kwota z dokumentu, termin płatności, skan w załączniku. Dokument trafia do akceptacji przełożonego, a po niej do zapłaty. Nic nie zostaje w skrzynce.

Weryfikacja i akceptacja

Zarejestrowany koszt zwykle nie jest od razu gotowy do zapłaty. Przechodzi weryfikację: ktoś sprawdza, czy dokument zgadza się z zamówieniem albo z wykonaną usługą, i akceptuje go albo odsyła z uwagą.

Jak dokładnie wygląda ten obieg, zależy od firmy: administrator ustawia go procesem. Oznacza to, że faktura ma etap i widać, na czym stoi.

Terminy i płatności

Faktura kosztowa niesie termin płatności, więc system pilnuje, co jest pilne, a co po terminie. Przypomnienia o przeterminowanych dokumentach przychodzą powiadomieniem, zwykle zbiorczo raz na dobę, żeby nie zasypywać skrzynki.

Zakres załączanych plików

• Oryginał dokumentu (PDF albo skan) jako załącznik. To dowód i podstawa weryfikacji.
• Kontekst, jeżeli koszt dotyczy konkretnego projektu albo zamówienia: powiązanie albo komentarz oszczędza pytań przy akceptacji.

Poza zakresem Opero

Tak jak przy sprzedaży: Opero prowadzi obieg i lista dokumentu, ale nie księguje. Rozliczenie kosztu, ujęcie w księgach i rozliczenia podatkowe robi księgowość, do której dane trafiają z systemu. Nie szukaj tu planu kont ani deklaracji.