Kontrahenci
Kontrahent to firma albo osoba, z którą prowadzicie interesy: klient, dostawca, podwykonawca. Jeden rekord kontrahenta obsługuje wszystkie sprawy z nim związane.
Jedna kartoteka na wszystkie sprawy
Kontrahent to wbudowany rekord opisujący firmę albo osobę, z którą współpracujecie. Nie zakłada się osobnego „klienta" dla sprzedaży i osobnego „dostawcy" dla zakupów: jeden kontrahent obsługuje obie role, a to, kim jest w danej sprawie, wynika z kontekstu dokumentu.
Dzięki temu dane firmy są w jednym miejscu. Zmiana adresu poprawia się raz, a widzą ją wszystkie umowy, faktury i zgłoszenia z nią powiązane.
Zawartość kartoteki kontrahenta
- Dane identyfikacyjne: nazwa, numer identyfikacji podatkowej, adres.
- Dane kontaktowe: telefon, e-mail, osoby do kontaktu.
- Powiązane dokumenty: faktury, umowy, zgłoszenia i inne sprawy wskazujące na tego kontrahenta.
- Komentarze i załączniki, tak jak przy każdym innym rekordzie.
Przykład. Dzwoni klient z pytaniem o rozliczenie. Otwierasz jego kartotekę i od razu widzisz wystawione faktury, otwarte zgłoszenia i notatki z ostatnich ustaleń, bez przeskakiwania między listami.
Zastosowanie kartoteki w codziennej pracy
- Wskazujesz go na dokumencie: faktura, oferta czy umowa wskazuje kontrahenta zamiast powtarzać jego dane.
- Wchodzisz z niego w historię współpracy: z kartoteki przechodzisz do wszystkiego, co z nim związane.
- Utrzymujesz dane w jednym miejscu: poprawiasz raz, obowiązuje wszędzie.
Weryfikacja przed założeniem rekordu
Najczęstszy problem w kartotece kontrahentów to duplikaty: ta sama firma założona dwa razy, raz z pełną nazwą, raz ze skrótem. Skutek jest bolesny, bo historia rozjeżdża się na dwa rekordy i żaden nie pokazuje pełnego obrazu.
Dlatego zanim dodasz kontrahenta, poszukaj go: po fragmencie nazwy albo po numerze identyfikacji podatkowej. Jeżeli istnieje, użyj istniejącego rekordu zamiast zakładać kolejny.
Statusy i archiwum
Kontrahent, z którym już nie współpracujecie, zwykle nie jest kasowany, tylko oznaczany jako nieaktywny. To celowe: dokumenty historyczne muszą nadal wskazywać istniejący rekord. Jeżeli kontrahent zniknął z listy, sprawdź, czy nie został wyłączony z użycia, zamiast zakładać go od nowa.
Szablony dokumentów
System sam składa dokumenty PDF z danych: fakturę, ofertę, protokół, pismo. Szablon to gotowy wzór, w który wskakują dane rekordu, więc powstaje jednolity dokument bez przepisywania.
Katalog usług
Gotowa lista sprzedawanych i kupowanych pozycji: nazwa, jednostka, cena. Pozycję wybiera się z katalogu zamiast wpisywać ją za każdym razem od nowa.