Szablony dokumentów. Protokół i umowa z danych, które już są w systemie

Umowa dla nowego klienta powstaje w wielu firmach w ten sam sposób: otwiera się plik z poprzedniej umowy, podmienia nazwę kontrahenta, adres i numer, a potem zapisuje dokument pod nową nazwą. Większość błędów w dokumentach firmowych nie wynika z nieuwagi, tylko z tej metody. Z poprzedniego pliku zostaje stary numer rachunku, urządzenie innego klienta albo paragraf sprzed zmiany regulaminu.

Dane potrzebne do dokumentu zwykle są już w systemie: kontrahent, adres, numer zlecenia, termin, osoba odpowiedzialna. Przepisanie ich do edytora tekstu tworzy drugą kopię, która od tej chwili żyje własnym życiem.

Skąd biorą się błędy w dokumentach

• Poprzedni dokument jako wzór. Każda podmiana wartości to miejsce, w którym można coś przeoczyć.

• Kilka wersji wzoru na dysku. Pliki „Umowa_wzor_final” i „Umowa_wzor_nowa” różnią się jednym paragrafem, o którym wie jedna osoba.

• Dane w dwóch miejscach. Poprawiony w systemie adres klienta nie zmienia adresu w dokumencie, który ktoś przepisał ręcznie.

• Nagłówek i stopka w każdym pliku osobno. Zmiana adresu siedziby oznacza poprawianie wszystkich wzorów po kolei.

Szablon, czyli układ strony i zmienne

Szablon dokumentu w Opero to wzór strony: tekst, tabele, logo, kod QR i miejsce na podpis. Tam, gdzie mają się znaleźć dane, zamiast wartości stoją zmienne wskazujące konkretne informacje, na przykład nazwę kontrahenta, numer zgłoszenia albo datę wizyty.

Tabela w szablonie może być zasilana listą danych. Pozycje zlecenia, wykonane czynności czy użyte części pojawiają się w dokumencie w takiej liczbie wierszy, w jakiej są zapisane, bez ręcznego dopisywania.

Dokument generuje się z danych rekordu jednym kliknięciem. Protokół zawiera wtedy to, co jest w zgłoszeniu, a nie to, co ktoś przepisał.

Części wspólne: nagłówek i stopka raz dla wszystkich

Nagłówek z logo i danymi firmy oraz stopka z danymi rejestrowymi są osobnymi częściami wspólnymi, które dołącza się do szablonów. Zmiana adresu, numeru rachunku albo logo odbywa się w jednym miejscu i obejmuje każdy szablon korzystający z tej części.

Wersje: wzór zmienia się w kontrolowany sposób

Szablon ma wersję roboczą i wersję opublikowaną. Dokumenty powstają wyłącznie z wersji opublikowanej, więc poprawka we wzorze nie trafi do klienta, dopóki ktoś nie zatwierdzi jej publikacją. Wcześniejszą wersję można przywrócić.

Dla typu dokumentu wskazuje się szablon domyślny. Nikt nie musi zgadywać, który z kilku podobnych wzorów jest aktualny.

Dokument generowany przez regułę

Dokument nie musi czekać na kliknięcie. Silnik reguł może wygenerować go automatycznie, na przykład w chwili przejścia zgłoszenia na etap „Zakończone”. Protokół powstaje wtedy razem z zamknięciem sprawy, a nie wtedy, gdy ktoś sobie o nim przypomni.

Faktury i KSeF w tym samym edytorze

Szablony obejmują także dokumenty finansowe: faktury sprzedaży, faktury kosztowe oraz wizualizację faktury z KSeF i urzędowego poświadczenia odbioru (UPO). Wygląd faktury ustala się w tym samym edytorze co wygląd protokołu czy pisma.

Czego szablon nie załatwi

Szablon przenosi do dokumentu dane z rekordu, więc błąd w rekordzie trafi do każdego dokumentu. Porządek w danych kontrahentów jest warunkiem wdrożenia szablonów, a nie jego efektem ubocznym.

Szablon nie zastępuje też pracy nad treścią. Umowa negocjowana z drugą stroną paragraf po paragrafie pozostaje dokumentem roboczym, dopóki treść nie jest uzgodniona. Szablony sprawdzają się tam, gdzie treść jest stała, a zmieniają się dane: w protokołach, potwierdzeniach, zleceniach, umowach standardowych i pismach wychodzących.

Od czego zacząć

1. Wskazać jeden dokument, który najczęściej powstaje przez kopiowanie poprzedniego pliku.

2. Wypisać dane, które się w nim zmieniają, i sprawdzić, czy każda z nich ma swoje pole w rekordzie.

3. Wydzielić nagłówek i stopkę jako części wspólne.

4. Opublikować szablon, oznaczyć go jako domyślny dla typu dokumentu i usunąć stare wzory z dysku.

Ostatni krok bywa najtrudniejszy. Bez niego wzór na dysku i szablon w systemie zaczynają się rozjeżdżać już w pierwszym tygodniu.