Lista rekordów
Lista to zestawienie rekordów jednego obiektu: umów, zgłoszeń, klientów. To punkt wyjścia każdej pracy na danych: przeglądania, otwierania i dodawania rekordów.
Definicja listy
Lista to zestawienie wszystkich rekordów jednego obiektu, na przykład wszystkich umów albo wszystkich zgłoszeń. Każdy wiersz to jeden rekord, a kolumny pokazują jego najważniejsze pola. Lista jest punktem wyjścia do pracy na danych: stąd otwierasz pojedynczą sprawę, stąd dodajesz nową i tu wracasz, kiedy szukasz czegoś, co już istnieje.
Do listy wchodzisz z menu. Jedna pozycja menu prowadzi do jednej listy, więc Umowy w menu otwierają listę umów, a nie pojedynczą umowę.
Zawartość listy
- Wiersze to rekordy. Ile ich jest, tyle spraw danego rodzaju istnieje w tej firmie.
- Kolumny to wybrane pola, dobrane tak, żeby dało się rozpoznać rekord bez otwierania: numer, nazwa, status, data, kwota. Nie widać wszystkich pól, tylko te istotne na liście.
- Stronicowanie: długie listy dzielą się na strony, więc przewijasz albo przechodzisz dalej, zamiast ładować wszystko naraz.
Kliknięcie wiersza otwiera formularz rekordu, czyli pełny widok jednej sprawy ze wszystkimi polami.
Przykład. Na liście zgłoszeń serwisowych widzisz kolumny Numer, Klient, Temat, Status i Data przyjęcia. Jednym rzutem oka rozpoznajesz, które zgłoszenia są nowe, a które w toku, i otwierasz to, którym masz się zająć.
Praca z poziomu listy
Lista nie służy tylko do patrzenia. Z jej poziomu:
- otwierasz rekord, żeby przeczytać szczegóły albo coś zmienić,
- dodajesz nowy rekord przyciskiem dodawania, który otwiera formularz,
- szukasz i filtrujesz, żeby zawęzić listę do wybranego zakresu (opisane osobno),
- sortujesz, żeby ustawić kolejność, na przykład od najnowszych.
Przyczyny różnic w widocznych rekordach
Lista pokazuje to, do czego masz dostęp, i to w firmie, w której aktualnie pracujesz. Dwie osoby patrzące na tę samą listę mogą więc widzieć różną liczbę rekordów, jeżeli mają różne uprawnienia albo są w różnych firmach. To zamierzone, nie usterka.
Braki w liście
Jeżeli na liście brakuje kolumny, która pomogłaby rozpoznawać rekordy, albo kolejność kolumn jest niewygodna, zgłoś to administratorowi instancji. Układ kolumn listy jest konfigurowalny i zmiana zajmuje chwilę.
Obiekty własne
Obiekt to rodzaj rekordu i zarazem jego definicja: ustala, jakie pola ma rekord. Definiuje go organizacja, więc obiekty i pola noszą nazwy używane w firmie.
Widoki listy: lista, kanban, kalendarz
Te same dane można pokazać na trzy sposoby: jako tabelę, jako tablicę kart w kolumnach albo jako kalendarz. Czym się różnią, do czego nadaje się każdy z nich i co pozostaje wspólne niezależnie od widoku.