Wyszukiwanie i filtrowanie

Zastosowanie zawężania listy

Lista potrafi mieć setki albo tysiące rekordów. Rzadko potrzebne są wszystkie naraz. Zwykle szukasz jednej sprawy albo wycinka, na przykład zgłoszeń jednego klienta albo umów kończących się w tym miesiącu. Do tego służą wyszukiwanie i filtry.

Różnica jest prosta: wyszukiwanie znajduje po tym, co wpiszesz, a filtr zawęża listę po konkretnym polu.

Wyszukiwanie po treści

Wyszukiwanie działa jak lupa: wpisujesz fragment i lista pokazuje rekordy, które go zawierają, na przykład część nazwy klienta albo numeru sprawy. To najszybsza droga, gdy z grubsza wiesz, czego szukasz.

• Wpisz fragment, nie musisz znać całości. Kowal znajdzie Kowalski i Kowalczyk.
• Wyszukiwanie patrzy w pola tekstowe rekordu, a nie w załączniki czy historię.
• Jeżeli nic się nie pokazuje, sprawdź, czy przypadkiem nie masz włączonego filtra, który dodatkowo zawęża listę.

Filtry po polach

Filtr zawęża listę po wartości pola. Zamiast szukać po tekście, mówisz „pokaż tylko te, gdzie status to W toku" albo „gdzie data przyjęcia jest z tego tygodnia". Filtry:

• łączą się, więc możesz zawęzić po statusie i po dacie naraz, a lista pokaże rekordy spełniające wszystkie warunki,
• da się zdjąć, więc wracasz do pełnej listy jednym ruchem,
• działają na tym, do czego masz dostęp, więc filtr nie odsłoni rekordów, których i tak byś nie zobaczył.

Przykład. Chcesz zobaczyć swoje otwarte zgłoszenia. Ustawiasz filtr Status = W toku i Opiekun = Ja. Lista schodzi z dwustu pozycji do sześciu, którymi faktycznie masz się zająć.

Sortowanie

Sortowanie nie zmienia tego, co jest na liście, tylko kolejność. Ustawiasz je zwykle klikając nagłówek kolumny: raz rosnąco, drugi raz malejąco. Najczęściej sortuje się po dacie, żeby mieć najnowsze na górze, albo po kwocie, żeby zobaczyć największe sprawy.

Filtr i sortowanie działają razem: najpierw zawężasz listę filtrem, potem porządkujesz sortowaniem.

Ograniczenia rozwiązania

Jeżeli codziennie ustawiasz ten sam zestaw filtrów, żeby dojść do tego samego wycinka danych, powiedz o tym administratorowi. Taki powtarzalny widok da się przygotować jako gotową listę, do której wchodzisz jednym kliknięciem, bez ustawiania filtrów za każdym razem.