Osobne systemy w każdej spółce czy jedna organizacja z oddzielonymi danymi

Jeżeli prowadzisz kilka spółek, prędzej czy później stajesz przed wyborem, który rzadko bywa nazwany wprost. Albo każda spółka dostaje własny system, albo wszystkie pracują w jednym. Obie drogi mają zwolenników i obie mają koszt, który ujawnia się dopiero po roku. Zestawmy je obok siebie.

Podejście pierwsze: osobny system w każdej spółce

Argument jest mocny: dane spółek nie mają prawa się zmieszać, bo fizycznie stoją w osobnych instancjach. Księgowa jednej spółki nie zobaczy faktur drugiej, nawet przez pomyłkę.

Koszt pojawia się przy konfiguracji. Obieg faktur kosztowych, wnioski urlopowe i rejestr umów wyglądają w tych spółkach niemal tak samo, więc ten sam proces budujesz kilka razy. Po roku masz kilka jego wersji, które różnią się drobiazgami: gdzieś doszedł etap opiniowania, gdzieś zmieniono termin, gdzieś dołożono pole. Nikt już nie pamięta dlaczego. Każda zmiana prawa albo procedury oznacza tyle samo wdrożeń, ile jest spółek, a zestawienie dla całej grupy powstaje w arkuszu, przez ręczne sklejanie eksportów.

Podejście drugie: jedna organizacja, oddzielone dane

Opero rozdziela te dwie sprawy na dwa poziomy. Organizacja jest właścicielem konfiguracji: modułów, obiektów własnych, pól, formularzy, układów, procesów, reguł, raportów, menu, list własnych i stron własnych. Spółka jest właścicielem danych: rekordów, kontrahentów, faktur, zadań i historii procesów.

Proces obiegu faktury kosztowej projektujesz więc raz. Każda spółka pracuje na tym samym procesie, ale na własnych fakturach. Nowy etap albo nowa reguła obejmuje wszystkie spółki, które z procesu korzystają, bez przenoszenia konfiguracji między instancjami.

Kluczowa różnica wobec systemu z polem „spółka” w rekordzie jest taka, że każde odwołanie do danych w Opero odbywa się w kontekście konkretnej spółki. Rozdzielenie danych nie zależy od tego, czy ktoś pamiętał o filtrze w raporcie albo na liście.

Gdzie podejścia różnią się najbardziej

• Konfiguracja. Przy osobnych systemach zmiana procesu to tyle wdrożeń, ile spółek. W jednej organizacji to jedna zmiana, opublikowana raz.

• Udostępnianie. Wspólna konfiguracja nie oznacza, że każda spółka dostaje wszystko. Moduły, obiekty, procesy, reguły, menu i strony własne udostępnia się wszystkim spółkom albo tylko wybranym. Moduł wypożyczeń sprzętu działa w spółce, która sprzęt wynajmuje, a obieg faktur we wszystkich.

• Uprawnienia. Na tym samym poziomie ustalasz, kto w spółce ma dostęp do udostępnionego elementu: wszyscy członkowie albo wskazane role. Uprawnienia do modułów, obiektów i pól działają dalej tak samo jak w pojedynczej firmie.

• Słowniki. Kategorie kosztów, typy umów czy statusy ryzyka należą do organizacji, więc znaczą to samo w każdej spółce. Bez tego zestawienia dla grupy nie da się złożyć inaczej niż ręcznym tłumaczeniem jednych nazw na drugie.

• Praca na co dzień. Osoba pracująca w kilku spółkach przełącza kontekst zamiast logować się do kilku systemów, a każda spółka ma w interfejsie własny kolor. Od razu widać, w której firmie powstaje nowy rekord.

• Raporty. Raport domyślnie działa w obrębie spółki, w której go otwierasz, więc ten sam raport kosztów pokazuje każdej spółce jej własne liczby, bez osobnej definicji. Raport może też działać przekrojowo, na danych wszystkich spółek organizacji. Taki zakres włącza się świadomie, dla konkretnego raportu, a to, kto go zobaczy, wynika z tego, na której stronie go osadzono i komu tę stronę udostępniono. Przy osobnych systemach ten sam efekt wymaga eksportu i arkusza.

Granice wspólnej konfiguracji

Opero nie prowadzi ksiąg ani konsolidacji sprawozdań finansowych. Raport przekrojowy zestawia dane operacyjne: liczbę spraw, koszty w obiegu, terminy. Rozliczenia między spółkami i konsolidacja zostają w systemach księgowych.

Wspólna konfiguracja wymaga też dyscypliny. Zmiana procesu obejmuje każdą spółkę, której proces jest udostępniony, więc ktoś musi decydować, czy zmiana dotyczy wszystkich. Jeżeli jedna spółka naprawdę pracuje inaczej, lepiej zbudować dla niej osobny proces i udostępnić go tylko jej, niż dokładać wyjątki do wspólnego.

I rzecz najważniejsza: to podejście opłaca się wtedy, gdy spółki mają procesy podobne. Jeżeli Twoje firmy nie mają ze sobą nic wspólnego poza właścicielem, wspólna konfiguracja niewiele im da.

Wybór między tymi drogami sprowadza się do jednego pytania: czy wolisz powielać proces, czy nim zarządzać. Najłatwiej to ocenić, patrząc na działający przykład. Pokażemy Ci na żywo jedną organizację z kilkoma spółkami, ten sam proces udostępniony wybranym z nich i raport przekrojowy widoczny tylko dla tych osób, które mają go widzieć.