Powiadomienia. Skąd wiadomo, że termin minie, zanim ktoś się o tym dowie

Skąd wiadomo, że termin minie, zanim ktoś się o tym dowie?

W większości firm odpowiedź brzmi: z czyjejś pamięci. Termin wypowiedzenia umowy jest zapisany w rejestrze umów, w polu daty, i tam zostaje. Nikt go nie przeczyta, dopóki umowa nie przedłuży się automatycznie na kolejny rok, bo nikt nie wypowiedział jej w terminie. Data w polu jest informacją. Sygnałem staje się dopiero wtedy, gdy sama dotrze do właściwej osoby i prowadzi wprost do sprawy, której dotyczy.

Opero wysyła trzy rodzaje takich sygnałów. Różni je to, co je uruchamia, i warto mieć wszystkie trzy, bo pilnują innych rzeczy.

Sygnał pierwszy: termin zadania na etapie

Najprostszy sygnał bierze się z procesu. Kiedy rekord wchodzi w etap, Opero tworzy zadanie przypisane konkretnej osobie albo roli, a ta osoba dostaje powiadomienie, że zadanie na nią czeka. Etap może mieć termin określony w dniach kalendarzowych, który nadaje zadaniu datę wykonania. Zadania widzisz na liście „moje zadania” i na tablicy kanban, której kolumnami są etapy procesu.

Ten termin niczego nie blokuje. Datuje zadanie, a to, co ma się stać po jego upływie, ustawiasz osobno, regułą.

Sygnał drugi: reguła z harmonogramem

Zbliżający się termin nie jest zdarzeniem. W rekordzie nic się nie zmienia, po prostu mija czas, więc silnik reguł nie ma na co zareagować. Do tego służy wyzwalacz harmonogramu.

Reguła uruchamiana codziennie o ustalonej godzinie pobiera rekordy spełniające warunek, na przykład umowy z końcem okresu wypowiedzenia w najbliższych dwóch tygodniach, i dla każdego wysyła powiadomienie do osoby odpowiedzialnej. Tą samą konstrukcją stopniujesz nacisk: pierwsze przypomnienie idzie do osoby odpowiedzialnej, a druga reguła powiadamia przełożonego, gdy termin minie bez reakcji.

Silnik reguł ma też wyzwalacze zdarzeniowe: utworzenie albo zmianę rekordu, przejście procesu do wskazanego etapu, zakończenie procesu, dodanie załącznika, zmianę faktury. Regułę testujesz przed wdrożeniem, więc wiesz, co się wyśle, zanim cokolwiek trafi do zespołu.

Sygnał trzeci: powiadomienie o wzmiance

Trzeci rodzaj nie pochodzi z konfiguracji, tylko od człowieka. Gdy ktoś oznaczy Cię wzmianką w komentarzu przy rekordzie, dostajesz powiadomienie z nazwiskiem autora i fragmentem komentarza, a z niego przechodzisz wprost do sprawy. To samo działa w polach z tekstem formatowanym, więc osoba wspomniana w uzasadnieniu wniosku zakupowego również dostanie sygnał. Powiadomienie przychodzi także wtedy, gdy ktoś zareaguje na Twój komentarz.

Ta ścieżka zastępuje kopię do wiadomości. Nie dopisujesz nikogo do wątku i nie przesyłasz dalej całej korespondencji, żeby ktoś zrozumiał kontekst, bo kontekst jest w rekordzie.

Kto dostaje i jak głośno

Odbiorców wskazujesz jako konkretnych użytkowników, jako posiadaczy roli w organizacji albo w spółce, albo jako wszystkich członków organizacji. Adresowanie przez rolę ma praktyczną zaletę: gdy zmieni się skład działu, powiadomienia trafią do nowych osób bez poprawiania reguły.

Powiadomienia mają poziom ważności: informacyjny, ostrzegawczy albo krytyczny. Błąd połączenia integracji nie zginie wśród przypomnień o zadaniach, bo jest krytyczny.

Mają też okno scalania. Powtórzenia tego samego sygnału łączą się w jedno, a część typów ma to okno ustawione na stałe: informacja o przeterminowanej fakturze sprzedaży nie powtórzy się częściej niż raz na dobę, a błąd integracji częściej niż raz na godzinę. Powiadomienie pojawia się w aplikacji, a jeżeli pozwala na to polityka powiadomień, także jako e-mail. Gdy wiadomość ma trafić do kogoś spoza systemu, reguła wyśle e-mail oparty na szablonie organizacji.

Co zostaje po stronie firmy

Powiadomienie informuje, ale nie wykonuje pracy. Jeżeli nie ustalisz, kto jest opiekunem umowy, reguła nie ma do kogo wysłać sygnału, a wysłanie go do wszystkich oznacza, że nikt nie poczuje się adresatem.

Sygnał jest też tak dobry jak dane, na których działa. Umowa bez wpisanej daty obowiązywania nie trafi do żadnego przypomnienia, więc pole terminu powinno być wymagane na formularzu rejestracji. I rzecz ostatnia: powiadomienia nie ustawią za Ciebie priorytetów. Gdy wszystkie terminy są pilne, żaden nie jest.

Zanim włączysz pierwszą regułę, sprawdź cztery rzeczy.

1. Termin, którego przekroczenie ma realne konsekwencje, jest wybrany i zapisany w polu daty, a nie w uwagach.

2. Każdy rekord ma osobę odpowiedzialną albo rolę, która ją zastępuje.

3. Reguła została przetestowana na kilku rekordach, zanim ktokolwiek dostał od niej pierwsze powiadomienie.

4. Wiesz, co ma się stać, gdy termin minie mimo przypomnienia, i kto dostanie wtedy sygnał.