Historia przebiegu
Każda sprawa prowadzona procesem zapisuje swój bieg: kto, kiedy i jakim przejściem ją przesunął. Dzięki temu da się odtworzyć decyzje bez pytania kogokolwiek.
Sprawa pamięta swój bieg
Sprawa prowadzona procesem zapisuje każdy krok: jakim przejściem została przesunięta, kto to zrobił i kiedy. Ta historia jest przy rekordzie, więc w każdej chwili widać, jak sprawa doszła tam, gdzie jest, bez odtwarzania z pamięci i bez pytania współpracowników.
Zawartość historii
| Element | Co mówi |
|---|---|
| Przejście | jaki ruch wykonano, na przykład Zatwierdź albo Odrzuć |
| Osoba | kto wykonał ruch |
| Czas | kiedy to się stało |
| Komentarz | uzasadnienie, jeżeli przejście go wymagało |
| Etapy | z którego etapu na który sprawa przeszła |
Jeżeli ktoś działał w zastępstwie za osobę nieobecną, historia zachowuje jedno i drugie: kto fizycznie wykonał ruch i w czyim imieniu.
Zastosowanie
- Rozliczenie decyzji. Widać, kto zatwierdził i z jakim uzasadnieniem, więc nie ma sporu, czy coś było akceptowane.
- Znalezienie zatoru. Widać, na którym etapie sprawa stała najdłużej.
- Wyjaśnienie pomyłki. Gdy sprawa poszła nie tą drogą, historia pokazuje, gdzie i przez kogo, więc łatwiej ją naprawić.
Przykład. Klient pyta, dlaczego zamówienie zrealizowano mimo braku zaliczki. Historia pokazuje, że przejście Realizuj wykonał konkretny pracownik danego dnia, z komentarzem "zgoda kierownika telefonicznie". Przebieg sprawy jest ustalony, a nie odtwarzany z pamięci.
Zakres nieobjęty historią
Historia jest zapisem faktów i nie da się jej edytować. To celowe: gdyby dało się ją poprawiać, straciłaby wartość dowodową. Jeżeli w sprawie zaszła pomyłka, naprawia się ją kolejnym przejściem, które też trafi do historii, a nie przez zacieranie poprzedniego kroku.
Tablica kanban
Tablica kanban pokazuje sprawy jednego procesu jako karty w kolumnach etapów. Widać na niej od razu, gdzie utknęła robota i czego jest za dużo.
Projektowanie procesu
Proces w firmie da się zmienić bez projektu informatycznego. Jak dobrze opisać potrzebę, żeby nowy albo poprawiony obieg powstał szybko i trafił w to, o co chodzi.