Procesy - wprowadzenie

Definicja procesu

Część spraw ma swój bieg: wniosek trzeba złożyć, zaakceptować i rozliczyć, umowę przygotować, sprawdzić i podpisać. W Opero taki bieg prowadzi proces: sprawa przechodzi przez ustalone etapy, a między etapami są przejścia, czyli decyzje w rodzaju Akceptuj albo Odrzuć.

Dzięki temu na każdym etapie wiadomo dwie rzeczy: gdzie sprawa jest i kto ma teraz coś zrobić. To zastępuje krążenie maili i pytanie, u kogo utknął dokument.

Etap, przejście, zadanie

Trzy słowa, które warto rozróżniać.

• Etap to miejsce, w którym sprawa aktualnie stoi, na przykład Do akceptacji.
• Przejście to ruch dalej, uruchamiany przyciskiem, na przykład Zatwierdź.
• Zadanie to praca do wykonania, gdy sprawa czeka na etapie przypisanym do użytkownika.

Wejście sprawy na etap tworzy zadanie. Wykonanie przejścia zamyka je i przesuwa sprawę dalej.

Przykład. Wniosek urlopowy zaczyna na etapie Złożony, przechodzi do Do akceptacji, gdzie czeka zadanie dla przełożonego, a po akceptacji ląduje na etapie Zatwierdzony. Na każdym z tych etapów widać, czyja jest teraz kolej.

Zróżnicowanie uprawnień

Na etapie ustala się, kto może sprawę zmienić i kto może ją pchnąć dalej. Dlatego bywa, że widzisz sprawę, ale nie masz przycisku przejścia: to znaczy, że ruch należy do kogoś innego, na przykład do osoby akceptującej.

Bywa też, że przycisk jest, ale nie da się go użyć. System pokazuje wtedy powód, na przykład brak wymaganego pola. To nie usterka, tylko warunek, który trzeba najpierw spełnić.

Etap końcowy

Proces ma etap albo kilka etapów końcowych, na przykład Zrealizowany i Odrzucony. Wejście na taki etap kończy sprawę: nie ma już kolejnego kroku i nie powstaje nowe zadanie. To zamierzone zakończenie biegu, a nie zniknięcie sprawy.

Zawartość panelu bocznego

Sprawa prowadzona procesem pokazuje bieżący etap i przyciski dostępnych przejść w zakładce Ogólne panelu bocznego. Tam też jest historia przebiegu: kto i kiedy wykonał które przejście. Dzięki temu bieg sprawy da się odtworzyć bez pytania kogokolwiek.