Projektowanie procesu

Proces jako konfiguracja

Obieg sprawy, akceptacje, kolejność etapów, to wszystko w Opero jest ustawieniem, a nie programem do napisania. Dlatego nowy proces albo poprawka istniejącego powstaje w dni, nie w miesiące, i nie wymaga aktualizacji systemu.

Istotne jest jedno: dobrze opisać, jak sprawa ma płynąć. Im konkretniej, tym mniej rund poprawek.

Opis potrzeby

Administrator zbuduje proces szybciej, dysponując tymi informacjami.

• Etapy. Przez jakie stany przechodzi sprawa, po kolei. Na przykład: złożony, do akceptacji, zatwierdzony, zrealizowany.
• Decyzje. Gdzie ktoś coś zatwierdza albo odrzuca i co się wtedy dzieje. Odrzucenie zwykle zawraca sprawę, warto powiedzieć dokąd.
• Kto co robi. Na każdym etapie: kto ma wykonać zadanie i kto może pchnąć sprawę dalej.
• Warunki. Czy są rzeczy, bez których nie wolno ruszyć dalej, na przykład brak kwoty albo brak załącznika.
• Zakończenia. Jak sprawa może się skończyć. Często jest więcej niż jedno zakończenie, na przykład zrealizowana i odrzucona.

Przykład. Zamiast "chcę obieg faktur", napisz: faktura wpływa jako Do sprawdzenia (księgowa), po sprawdzeniu idzie Do akceptacji (kierownik), kierownik akceptuje albo odrzuca z komentarzem, po akceptacji faktura jest Zatwierdzona. To wystarcza, żeby zbudować proces bez dopytywania.

Skutki zmiany

• Zmiana wchodzi w całości i naraz, po opublikowaniu przez administratora. Do tej chwili działa stara wersja.
• Sprawy już rozpoczęte dokończą się po staremu. Nowy obieg działa dla spraw zaczętych po zmianie. To zamierzone, żeby nie wywracać spraw w toku.
• Dane nie znikają. Zmiana obiegu nie rusza zawartości rekordów ani historii.

Nieprawidłowe działanie procesu

Zgłoś konkretną sprawę oraz przebieg niezgodny z oczekiwaniem: numer rekordu, co zrobiłeś, czego się spodziewałeś, co się stało. Administrator odtworzy przebieg tej sprawy i zwykle okazuje się jedno z dwojga: albo trafił się przypadek, którego obieg nie obejmuje, albo sprawa poszła dokładnie tak, jak ustalono, tylko ustalenie wymaga korekty.