Przypisania i akceptacje

Do kogo trafia sprawa

Na każdym etapie sprawa ma właściciela: osobę, która ma teraz coś z nią zrobić. Właściciel bierze się na jeden z kilku sposobów. Bywa ustalony z góry, na przykład zawsze przełożony. Bywa nim ten, kto sprawę rozpoczął. A bywa, że osobę wskazuje się przy przekazaniu dalej.

Dlatego przy niektórych przejściach zobaczysz pole wyboru osoby: to Ty decydujesz, komu sprawa trafi na następny etap. Lista jest zawężona do osób, które na tym etapie mają prawo dostać zadanie.

Akceptacja i odrzucenie

Najczęstszy rodzaj przejścia to decyzja: Zatwierdź albo Odrzuć. Kilka rzeczy warto wiedzieć.

• Część decyzji wymaga komentarza. Odrzucenie zwykle prosi o uzasadnienie, żeby osoba składająca wiedziała, co poprawić. Bez komentarza przejście się nie wykona.
• Akceptacja przesuwa sprawę dalej, na kolejny etap albo do zakończenia.
• Odrzucenie zwykle zawraca sprawę, na przykład do poprawy przez osobę składającą, jeżeli proces tak przewiduje.

Przykład. Przełożony otwiera wniosek urlopowy, klika Odrzuć, a system prosi o powód. Wpisuje "kolizja z urlopem koleżanki", wniosek wraca do pracownika z tym komentarzem, a nie znika bez słowa.

Przekazanie zadania

Jeżeli sprawa trafiła do niewłaściwej osoby, można ją przekazać, o ile proces na to pozwala. Przekazujesz zadanie wskazanej osobie i od tej chwili to ona jest właścicielem.

Przekazanie różni się od przejścia. Przejście przesuwa sprawę na inny etap, przekazanie zostawia ją na tym samym etapie, tylko zmienia osobę odpowiedzialną.

Nieobecność

Na czas urlopu albo choroby ustawia się zastępstwo. Zadania osoby nieobecnej przekierowują się wtedy automatycznie na zastępcę, a historia zachowuje, kto działał w czyim imieniu. Nie trzeba niczego przepinać ręcznie.

Brak przycisku przejścia

Brak przycisku przejścia oznacza, że ruch na tym etapie należy do kogoś innego, na przykład do osoby akceptującej. To nie usterka. Jeżeli sprawa utknęła, bo właściciel jest nieobecny i nie ma zastępstwa, zgłoś to administratorowi albo osobie prowadzącej proces.