Komentarze i wzmianki

Rozmowa przy rekordzie

Komentarz to notatka albo wiadomość dopięta wprost do rekordu: do zgłoszenia, umowy, projektu. Zamiast pisać o sprawie mailem albo na czacie, gdzie treść ginie, piszesz przy samej sprawie. Dzięki temu każdy, kto otworzy rekord, widzi całą jego historię rozmowy w jednym miejscu.

Komentarze mają stałe miejsce: zakładkę Komentarze w panelu bocznym formularza. Są uporządkowane w czasie: najnowsze dołączają do wątku, a starsze zostają, więc widać, co i kiedy ustalono.

Wzmianka wzywa konkretną osobę

Jeżeli chcesz, żeby konkretna osoba zobaczyła komentarz, oznacz go wzmianką, wpisując znak @ i wybierając osobę. Oznaczona osoba dostanie powiadomienie i trafi prosto do tego rekordu. To różnica między „napisałem coś, może ktoś przeczyta" a „poprosiłem konkretną osobę o reakcję".

• Wzmianka powiadamia oznaczoną osobę, o ile należy do tej firmy.
• Oznaczyć możesz osobę albo rolę, więc wzywasz „opiekuna sprawy", a nie musisz wiedzieć, kto nim akurat jest.
• Wzmianka nie nadaje dostępu. Jeżeli ktoś nie ma prawa widzieć rekordu, samo oznaczenie mu go nie otworzy.

Przykład. Kończysz wycenę i chcesz akceptacji przełożonego. W komentarzu piszesz „@Anna Nowak proszę o akceptację, kwota i zakres uzgodnione z klientem". Anna dostaje powiadomienie, wchodzi w rekord i widzi dokładnie to, o co prosisz.

Zastosowania komentarzy

• Ustalenia: co uzgodniono, dlaczego podjęto taką decyzję.
• Prośby: poproszenie kogoś o krok, z oznaczeniem wzmianką.
• Kontekst dla następnej osoby: notatka, która oszczędzi pytań, gdy sprawę przejmie ktoś inny.

Praktyki niezalecane w komentarzach

• Nie trzymaj w komentarzu danych, które są polem. Termin, kwota, status należą do pól rekordu, bo tam się je filtruje i liczy. Komentarz to rozmowa, nie miejsce na dane.
• Nie licz na to, że komentarz zastąpi zadanie. Jeżeli coś ma się wydarzyć w procesie, wzmianka przypomni, ale to zadanie w procesie pilnuje, że krok zostanie wykonany.

Trwałość

Komentarze zostają przy rekordzie na stałe i są częścią jego historii. Pisz więc tak, żeby notatka była zrozumiała także za pół roku dla kogoś, kto nie brał udziału w rozmowie.