Tworzenie i edycja rekordu

Dodawanie nowego rekordu

Nowy rekord zakładasz przyciskiem dodawania w liście. Otwiera się formularz, czyli zestaw pól do wypełnienia. Formularz jest ułożony tak, aby prowadzić po kolei: od danych podstawowych do szczegółów.

• Pola wymagane są oznaczone i bez nich nie zapiszesz rekordu. To celowe: pilnują, żeby nie powstała sprawa bez najważniejszych danych.
• Pola wyboru podpowiadają listę wartości, więc nie wpisujesz statusu czy kategorii z palca, tylko wybierasz z gotowych.
• Zapis utrwala rekord. Dopiero po nim sprawa istnieje i jest widoczna dla innych.

Przykład. Dodajesz zgłoszenie serwisowe. Formularz prosi o klienta, temat i priorytet. Klient i temat są wymagane, priorytet ma listę Niski, Średni, Wysoki. Wybierasz, zapisujesz i zgłoszenie pojawia się w liście.

Edycja istniejącego rekordu

Żeby zmienić rekord, otwierasz jego formularz i przechodzisz do edycji. Zmieniasz, co trzeba, i zapisujesz. Kilka rzeczy, o których warto wiedzieć:

• Zmiana obowiązuje po zapisie. Dopóki nie zapiszesz, poprawki nie są widoczne dla innych.
• Rekord pamięta, co się zmieniło. Edycja zostaje w historii: kto i kiedy zmienił pole. To nie inwigilacja, tylko sposób na odtworzenie, co się działo ze sprawą.
• Nie wszystkie pola podlegają zmianie. Część pól może być tylko do odczytu albo wyliczana automatycznie. Jeżeli pole jest zablokowane, to zwykle zamierzone.

Pola wyliczane przez system

Niektóre pola nie są do wpisywania: system liczy je z innych danych, na przykład wartość z ceny i ilości albo numer rekordu z szablonu. Nie próbuj ich nadpisywać; wypełnij dane źródłowe, a system wyliczy wartość.

Odrzucenie zapisu

Jeżeli zapis nie przechodzi, przyczyna jest zwykle jedna z trzech:

• Puste pole wymagane. Formularz pokaże, którego brakuje.
• Wartość w złym formacie. Data albo liczba wpisana niezgodnie z oczekiwaniem.
• Reguła firmy. Czasem nie da się zapisać, dopóki dane nie spełnią warunku ustawionego dla instancji, na przykład kwota powyżej limitu wymaga uzupełnienia uzasadnienia.

Przeczytaj komunikat, popraw wskazane miejsce i zapisz ponownie. Jeżeli warunek jest niejasny, zapytaj administratora, co reguła ma pilnować.