Pola plików i podpis
Jak dołączać dokumenty do rekordu, czym różni się pole jednego pliku od pola wielu plików i jak działa pole podpisu odręcznego.
Dokumenty przy rekordzie
Sprawa rzadko kończy się na wypełnieniu pól. Do zgłoszenia dochodzi zdjęcie usterki, do umowy skan podpisanego egzemplarza, do wniosku faktura. W Opero takie dokumenty trzyma się przy rekordzie, a nie na dysku sieciowym, dzięki czemu są zawsze razem ze sprawą, której dotyczą.
Jeden plik czy wiele
| Rodzaj pola | Zachowanie |
|---|---|
| Pole jednego pliku | mieści dokładnie jeden dokument; wgranie nowego zastępuje poprzedni |
| Pole wielu plików | mieści listę dokumentów w ustalonej kolejności, dokładasz je pojedynczo |
Administrator może ograniczyć rodzaj dokumentów przyjmowanych przez pole, na przykład do plików PDF albo obrazów. Jeżeli system nie przyjmuje pliku, to zwykle właśnie ten powód, a nie usterka.
Miejsce wgrania pliku
Jeżeli pole ma nazwę mówiącą o konkretnym dokumencie, na przykład Skan umowy, wgrywaj tam tylko ten dokument. Reszta materiałów należy do ogólnego pola załączników. Porządek w tym miejscu decyduje o tym, czy da się później cokolwiek znaleźć, i o tym, czy szablon dokumentu sięgnie po właściwy plik.
Pole podpisu
Pole podpisu to miejsce na podpis odręczny złożony palcem albo rysikiem, przydatne przy protokołach odbioru, potwierdzeniach wydania i zgodach zbieranych na miejscu u klienta. Razem z samym podpisem zapisywana jest data i godzina złożenia oraz imię i nazwisko osoby podpisującej.
Dwie rzeczy warto wiedzieć.
- Podpis zwykle zamyka się po złożeniu: nie da się go nadpisać kolejnym. To celowe, bo inaczej dokument z podpisem nie byłby nic wart.
- Podpis odręczny w polu nie jest podpisem kwalifikowanym. Do dokumentów wymagających skutku prawnego podpisu elektronicznego służy osobny mechanizm, opisany w rozdziale o podpisie elektronicznym.
Przykład. Monter kończy montaż, wypełnia protokół w telefonie, klient podpisuje palcem na ekranie, a protokół z podpisem i datą zostaje przy zleceniu. Nikt nie wozi papieru do biura.
Na co uważać
- Nazwa pliku ma znaczenie. Dokument o nazwie skan_2.pdf jest bezużyteczny dla osoby, która otworzy sprawę za rok.
- Nie dubluj dokumentów wgrywanych już w innym miejscu procesu. Jeden dokument, jedno miejsce.
- Dane wrażliwe trafiające do załączników podlegają tym samym zasadom, co reszta danych osobowych w firmie. Jeżeli nie musisz ich wgrywać, nie wgrywaj.
Pola tekstu sformatowanego
Pole tekstu sformatowanego to edytor osadzony w rekordzie: nagłówki, listy, tabele, obrazy i wzmianki o współpracownikach. Służy do opisów, protokołów i notatek, które muszą być czytelne.
Numery i pola wyliczane
Skąd bierze się numer rekordu, dlaczego pojawia się dopiero po zapisaniu i czemu części pól nie da się edytować, choć widać w nich wartość.