Numery i pola wyliczane
Skąd bierze się numer rekordu, dlaczego pojawia się dopiero po zapisaniu i czemu części pól nie da się edytować, choć widać w nich wartość.
Numer nadaje system
Rekordy, które muszą mieć jednoznaczne oznaczenie, dostają je automatycznie: zgłoszenie dostaje numer zgłoszenia, faktura numer faktury, umowa numer umowy. Numer powstaje według wzoru ustalonego przy wdrożeniu i zwykle zawiera symbol rodzaju, rok i kolejną liczbę, na przykład ZG/2026/0117.
Dwie rzeczy wynikają z tego wprost.
- Numer pojawia się dopiero po zapisaniu rekordu. Zanim rekord istnieje, nie ma czego numerować, więc podczas wypełniania formularza pole numeru jest puste.
- Numeru zwykle nie da się zmienić. Jest identyfikatorem sprawy w rozmowach, mailach i dokumentach, więc jego edycja jest celowo zablokowana.
Numeracja zaczyna się od nowa co rok
Jeżeli wzór numeru zawiera rok, licznik startuje od jedynki po zmianie roku. Nie jest to usterka, tylko standardowa praktyka: numer ma być krótki i czytelny w obrębie roku.
Przykład. Ostatnie zgłoszenie grudnia to ZG/2026/0117, a pierwsze styczniowe to ZG/2027/0001. Oba są poprawne i oba są jednoznaczne, bo rok jest częścią numeru.
Przerwy w numeracji
Zdarza się, że po numerze 0042 następny rekord dostaje 0044. Numer bywa rezerwowany w chwili zakładania rekordu, więc gdy zapis się nie powiedzie albo rekord zostanie usunięty, numer zostaje wykorzystany i nie wraca do puli. To normalne działanie, a nie zagubiony dokument.
Jeżeli w firmie ciągłość numeracji jest wymagana przepisami, zgłoście to administratorowi: to temat na osobne ustalenie, a nie coś, co da się poprawić klikając.
Pola liczone automatycznie
Poza numerem rekord ma zwykle wartości, których nikt nie wpisuje ręcznie: suma pozycji, liczba dni do terminu, wartość po rabacie, saldo. Wylicza je system, zwykle przy zapisie rekordu, i dlatego takie pola są tylko do odczytu.
Jeżeli wyliczona wartość wygląda na błędną, nie obchodź tego przez wpisanie poprawki gdzie indziej. Zgłoś to administratorowi razem z numerem rekordu, bo najczęściej chodzi o warunek w regule, który nie obejmuje danego przypadku.
Pola plików i podpis
Jak dołączać dokumenty do rekordu, czym różni się pole jednego pliku od pola wielu plików i jak działa pole podpisu odręcznego.
Pola powiązań
Pole powiązania wskazuje inny rekord w systemie: zgłoszenie wskazuje umowę, projekt wskazuje klienta. Dzięki temu dane nie są przepisywane po raz drugi.