Pola powiązań
Pole powiązania wskazuje inny rekord w systemie: zgłoszenie wskazuje umowę, projekt wskazuje klienta. Dzięki temu dane nie są przepisywane po raz drugi.
Zastosowania powiązań
Ta sama informacja bywa potrzebna w kilku miejscach. Zgłoszenie serwisowe dotyczy umowy, umowa dotyczy klienta, projekt ma kierownika. Zamiast przepisywać nazwę klienta do każdego rekordu, wskazuje się rekord, który już w systemie jest.
Zysk jest podwójny. Dane nie rozjeżdżają się przy zmianie, bo istnieje jedno miejsce prawdy. Z każdego rekordu da się też przejść do powiązanego jednym kliknięciem, bez szukania po listach.
Sposób korzystania
Pole powiązania nie jest polem tekstowym: zamiast wpisywać, wybiera się z listy. Zwykle wystarczy zacząć pisać fragment nazwy albo numeru, żeby lista zawęziła się do pasujących rekordów.
To, co widzisz na liście wyboru, jest etykietą rekordu, czyli tym samym, co widnieje w jego liście. Jeżeli rekordy są trudne do rozróżnienia, na przykład kilka pozycji o tej samej nazwie, to sygnał dla administratora, że etykieta wymaga uzupełnienia o numer albo datę.
Przykład. Na formularzu zgłoszenia wybierasz umowę wpisując jej numer. Po zapisaniu numer umowy staje się odnośnikiem: klikasz i jesteś na formularzu umowy, z pełnym kontekstem sprawy.
Jedno powiązanie albo wiele
Pola powiązań występują w dwóch odmianach. Jedne przyjmują dokładnie jeden rekord, na przykład klient projektu. Inne przyjmują ich kilka, na przykład dokumenty powiązane ze sprawą albo pojęcia opisane w artykule. Widać to po samym polu: albo wybierasz jedną wartość, albo dokładasz kolejne pozycje do listy.
Osoby i kontrahenci
Wskazanie pracownika albo kontrahenta wygląda podobnie, ale korzysta z osobnych rodzajów pól, związanych z listą użytkowników systemu i z listą kontrahentów. W praktyce różnica jest niewidoczna: też wybierasz z listy, tyle że jej zawartość pochodzi z ewidencji osób albo kontrahentów, a nie z listy zbudowanego dla firmy.
Ograniczenia powiązania
Powiązanie nie kopiuje danych. Jeżeli na formularzu zgłoszenia widzisz nazwę klienta pochodzącą z umowy, to podgląd wartości z powiązanego rekordu, a nie jej kopia. Zmiana nazwy klienta zmienia ją wszędzie, i o to chodzi.
Powiązanie nie nadaje też uprawnień. Jeżeli nie masz dostępu do umów, wskazanie umowy w polu nie otworzy jej formularza.
Numery i pola wyliczane
Skąd bierze się numer rekordu, dlaczego pojawia się dopiero po zapisaniu i czemu części pól nie da się edytować, choć widać w nich wartość.
Tabele podrzędne
Tabela podrzędna to lista wierszy wewnątrz jednego rekordu: pozycje oferty, etapy trasy, składniki wniosku. Wypełnia się ją razem z rekordem, który ją zawiera.