Załączniki

Pliki przy sprawie

Załącznik to plik dopięty do rekordu: skan podpisanej umowy przy tej umowie, zdjęcie usterki przy zgłoszeniu, oferta PDF przy zapytaniu. Dzięki temu dokumenty nie krążą po mailach ani dyskach, tylko leżą tam, gdzie ich szukasz, przy sprawie, której dotyczą.

Załączniki mają stałe miejsce: zakładkę Załączniki w panelu bocznym formularza. Jest ona częścią systemu, więc wygląda tak samo przy każdym rekordzie i nie trzeba jej szukać.

Czym innym są pola plików w obszarze głównym. Pojawiają się wtedy, gdy rekord ma konkretny, nazwany dokument, na przykład pole Skan protokołu odbioru. Zakładka Załączniki przyjmuje wszystko pozostałe.

Praca z załącznikami

• Dodajesz plik do rekordu, wskazując go z dysku. Po dodaniu jest widoczny dla każdego, kto ma dostęp do rekordu.
• Otwierasz i pobierasz załączone pliki, żeby je przejrzeć albo wysłać dalej.
• Wiele plików przy jednym rekordzie to norma: komplet dokumentów sprawy trzymasz razem.

Przykład. Do zgłoszenia reklamacyjnego dołączasz zdjęcie uszkodzenia i skan paragonu. Osoba, która przejmie sprawę, widzi oba pliki od razu na formularzu i nie musi o nie prosić.

Dobre nawyki

• Nazywaj pliki sensownie przed dodaniem. umowa-najmu-2026.pdf mówi więcej niż skan0001.pdf, zwłaszcza gdy przy rekordzie jest kilka plików.
• Dodawaj wersję finalną, a nie pięć roboczych. Jeżeli dokument ma wersje, dołącz tę obowiązującą, żeby nikt nie pracował na nieaktualnej.
• Nie dubluj tego, co jest polem. Kwota z faktury to pole, nie powód, żeby zaglądać za każdym razem do PDF. Załącznik jest dowodem i oryginałem, pola są danymi do pracy.

O czym pamiętać

• Załącznik widzi każdy, kto ma dostęp do rekordu. Zanim dołączysz plik z danymi wrażliwymi, upewnij się, że krąg osób z dostępem do tej sprawy jest właściwy.
• Usunięcie pliku bywa nieodwracalne. Kasuj świadomie, a jeżeli nie masz pewności, zapytaj, zanim usuniesz cudzy załącznik.